Doing the right things is more important than doing the things right - Peter Drücker

Wat is Lean?

Lean is een filosofie en vooral manier van werken waarbij alles en iedereen in de onderneming zich richt op het creëren van waarde in alle processen en het elimineren van verspillingen. Door de klant centraal te stellen creëer je maximale toegevoegde waarde voor de klant tegen minimale inspanning. Hierdoor verbetert de kwaliteit, dalen de kosten en daardoor stijgt de winst. Het resultaat is ook meetbaar op andere vlakken: hogere klanttevredenheid en meer betrokkenheid van de medewerkers. 

In Nederland zijn inmiddels veel bedrijven met succes aan de gang met Lean. Lean wordt toe gepast bij Banken en verzekeraars; Telecom & Utilities; Handel, Transport & logistiek; Zorg; Overheid; Zakelijke dienstverlening. Een zeer aansprekend voorbeeld in Nederland is Scania, een bedrijf waarbij echt sprake is van een Lean cultuur. Bij Scania zit het Lean denken in de haarvaten van het hele bedrijf.

De basis van de Lean filosofie ligt bij Toyota. Werkplaatschef Taiichi Ohno bedacht dat alleen bedrijfsprocessen waar de klant voor wil betalen of processtappen waar een klant op wil wachten nuttig zijn. Alle overige activiteiten zijn verspilling, en dus  overbodig (waste). Met dit denkbeeld legde hij de kiem voor het Toyota Production System. Het Toyota Production System en de Toyota Way zijn de fundamenten van Lean. Het begrip Lean werd geïntroduceerd door de Amerikanen James P. Womack en Daniel Jones van het Massachusetts Institute of Technology, die de Toyota productiewijze beschreven.

De vier p's van Toyota

De basis voor ‘the Toyota Way’ zijn de vier p's: philosophy, process, people (& partners) en problem solving.

Philosophy is de ruggengraat van alle andere Leanprincipes. De filosofie is gebaseerd op langetermijndenken; ook als dat (financiële) doelen op de korte termijn frustreert. Een Lean bedrijf is zich bewust van haar omgeving en wil niet alleen voor de klanten, maar ook voor de maatschappij waarde toevoegen.

Process staat voor het optimaliseren en herinrichten van bedrijfsprocessen, waardoor in alle processen waardestromen gecreëerd worden. Dat kan onder andere door middel van het standaardiseren en juist verdelen van taken (Heijunka); het dusdanig toewijzen van productietijd aan machines en/of mensen opdat er voor een vereiste productie zo weinig mogelijke tijd nodig is. De nadruk ligt op continue verbetering (Kaizen), met als doel verspilling en de kans op fouten te minimaliseren. Verspilling is in dit geval elke activiteit die middelen gebruikt en geen waarde toevoegt. Traditioneel wordt productie gebaseerd op het aanbod (push), bij Lean wordt een pull-systeem (ook wel Just in Time genoemd) gehanteerd, waarbij  levering en productie zodanig op elkaar afgestemd zijn dat er nauwelijks tot geen voorraden nodig zijn.

People & partners. Lean werkt niet alleen op operationeel vlak, ook het (veranderen van) gedrag van zowel managers als medewerkers is van groot belang. Streven naar empowerment staat hierbij centraal. Werknemers moeten het verschil leren zien tussen verspilling en waardetoevoeging en worden gestimuleerd om verbeteringen aan te dragen en door te voeren. Er wordt veel getraind en er is volop aandacht voor efficiency. Er heerst een open sfeer waardoor medewerkers zeer geneigd zijn om verbeteringsvoorstellen te doen. Een Lean bedrijf  investeert ook in leveranciers. Mocht een leverancier een fout maken, dan helpt een Lean bedrijf met het vinden en verhelpen van de oorzaak.

Problem Solving (problemen oplossen) is een belangrijk onderdeel van Lean. Er wordt uitgebreid tijd genomen om oorzaken en oplossingen te vinden. Productie kan direct gestopt worden als en zich een probleem voordoet, en er wordt veelvuldig gebruik gemaakt  van visueel management voor optimale transparantie.

Overstappen op Lean

Er zijn vijf fasen die doorlopen worden om tot een Lean bedrijf te komen: Value (waarde), Value stream (proces), Flow, Pull, Perfection (streven naar perfectie). Hoewel Lean goed toepasbaar is door de gestandaardiseerde aanpak, vereist het een volledige omschakeling die niet van de ene op de andere dag te maken is. Lean vergt een mentaliteitsverandering: alleen iets doen als de klant er om vraagt, en dat door het hele proces doorvoeren. Continue verbeteren, geen genoegen nemen met de status quo. In de praktijk zien wij dat vooral het omschakelen van push naar pull en het creëren van flowspecifieke vaardigheid en kennis vereist. Voor een goede flow moet de hele productieketen in balans zijn. Vaak zijn doorlooptijden traditioneel vrij lang, dat maakt het lastig om op de klantvraag te kunnen reageren. Het verkorten van doorlooptijden maakt bedrijven flexibeler, maar kan ook een probleem met leveranciers opleveren. 

Lean en Six Sigma

Lean wordt vaak in één adem genoemd met Six Sigma. De twee verbetermethoden kunnen prima samen toegepast worden, Six Sigma kan een Lean organisatie versterken.  Lean (de slanke organisatie) is bedacht door logistiek managers en door wetenschappers op het gebied van operations management. Lean legt de focus op snelheid en het reduceren van verspilling. Six Sigma (de perfecte organisatie) richt zich vooral het meetbaar maken van de kwaliteit van bedrijfsprocessen. Deze verbetermethode,  ontwikkeld door kwaliteitsmanagers,  legt zich vooral toe op reduceren van de variatie in productie- en bedrijfsprocessen. Hierdoor wordt de kans dat de producten in overeenstemming zijn met de verwachting van de klant, zo groot mogelijk. Six Sigma kan doorbraken induceren en een andere blik op op zaken geven. Bij beide methoden worden stapsgewijze verbeterprojecten uitgevoerd door multidisciplinaire teams, waardoor afdelingsoverschrijdend samenwerken wordt gestimuleerd. Een veel voorkomende valkuil, is dat bedrijven Lean Six Sigma als een doel op zich gaan zien, terwijl het een middel is om het doel te bereiken.

U kunt ook zelf leren om kwaliteit aantoonbaar te verbeteren en kosten te verlagen door één van onze Lean opleidingen te volgen:

• Lean Practioner opleiding 
• Lean Master opleiding

De basis van Lean Six Sigma zijn Data & Feiten, hierop staan de 2 kolomen klanttevredenheid (gevormd door snelheid en de juiste kwaliteit) en procesverbetering (gevormd door proces beheersing en voorkomen van defecten en variatie). Teamwork zorgt dat alles soepele en effectieve manier samenwerkt.