Met het gezin in lockdown: Samen thuiswerken doe je zo.

Lean effectief toepassen in huis

Niet elke ouder verkeert in de luxepositie om efficiënt thuis te kunnen werken. Denk aan mensen met een ‘essentieel’ beroep, maar zeker ook aan de vaders en moeders die als gevolg van de Corona-maatregelen noodgedwongen vanuit huis hun werk doen, terwijl daar eigenlijk geen geschikte ruimte voor is. Want ook de kinderen zitten vanwege de lockdown thuis. En je echtgenoot kan ook niet naar kantoor. Hoe ga je hiermee om? Hoe houd je focus? Aan de hand van een aantal Lean-principes laten we je zien hoe thuiswerken ook in een huis vol een succes kan zijn.

Vijf dagen thuis werken is inmiddels voor veel professionals de realiteit, en dat brengt uitdagingen met zich mee. Hoe vind je de juiste balans tussen werk en privé? Voor een groot deel van ons is het namelijk niet alléén thuis werken, maar sámen in een huis werken.

Organiseer een vaste werkplek

Veel mensen werken op zolder of in de keuken, ze hebben niet echt een vaste werkplek in huis. Hoe ga je hiermee om? Essentieel om met focus te kunnen werken is het creëren van een vaste werkplek. En het liefst, als je met meerdere mensen onder één dak werkt, in een afgesloten ruimte. Bij het inrichten van je werkplek kun je aan de hand van de principes van 5s – Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden – de ideale setting voor jezelf creëren.

Dat is niet alleen prettig voor jezelf, ook in het kader van een professionele uitstraling kan dit belangrijk zijn. Als je bijvoorbeeld een zoom-meeting bijwoont, wat wil je dan uitstralen? Wat communiceer je als het een rommel is? Ook daarom 5s.

One piece flow

Doe wat je doet met aandacht; one thing at a time. Probeer niet alle ballen tegelijkertijd in de lucht te houden maar werk aandachtig aan datgene dat nu een appèl op je doet.

Je zal merken dat door met aandacht bijvoorbeeld thuisonderwijs op te starten, zonder dat je daarbij al aan het nadenken bent over hoe je over 10 minuten gaat starten met werken, je een stuk effectiever bent en dat het je minder mentale energie kost.

Kort-cyclisch werken

Wissel je werk regelmatig af, zeker nu je vaak achter een beeldscherm werkt. Bedenk dat aanwezigheid niet gelijk is aan productiviteit. Op kantoor gaat vaak veel tijd verloren aan – hoe vriendelijk ook – het helpen van collega’s, korte vragen beantwoorden, tijdrovende vergaderingen en off-topic gesprekken bij bijvoorbeeld het koffiezetapparaat.

Raak daarom niet van slag als tijdens het thuis werken je aandacht even ergens anders nodig is. De aandachtspanne van een volwassene is sowieso slechts 30 tot 45 minuten. Door je werk in te richten in korte werkblokken behoud je focus en heb je daarnaast voldoende tijd om andere dingen te doen. Door dit ook kenbaar te maken aan je medebewoners verklein je de kans om gestoord te worden tijdens zo’n werkblok.

Dagstart met je partner of gezin

Wel eens gehoord van Kamishibai? In Japan is dat een vorm van theater. Binnen de Lean-filosofie is Kamishibai een manier om door middel van visualisatie een voorspelbaar (werk)ritme te creëren.

Door aan het begin van elke dag of week de belangrijkste taken/agenda-items met elkaar op te schrijven, op kaartjes met een groene- en rode zijde, creëer je een voorspelbaar ritme. Draai de kaartjes van rood naar groen zodra ze klaar zijn en reageer tijdig wanneer er taken lijken over te blijven. Dit is niet alleen heel leuk om te doen (vooral voor kinderen), een bijkomend voordeel is dat je anderen meer verantwoordelijkheid geeft en zo een voorspelbaar ritme krijgt in taken die iedere dag terugkomen.

Met een Kanban-bord kun je een vergelijkbaar voorspelbaar ritme creëren. Visualiseer acties op een bord of flipover aan de muur. Maak drie kolommen met daarop To do, Doing en Done en maak afspraken wie wanneer acties oppakt. Zo maak je de dagen en weken voorspelbaar, wat een belangrijke factor is om focus te (be)houden.

Ga lerend voorwaarts

Met bovenstaande tips kom je al een aardig eind om effectief thuis te werken. Maar, het is geen plug & play oplossing. Je zult moeten bekijken wat voor jou werkt en in welke vorm. Reflecteer dus regelmatig even of wat je met je gezin hebt bedacht ook echt een succes is. Heb je nog uitdagingen in het thuiswerken? En wat zou dan de gepaste oplossing daarvoor zijn?

Ook hiervoor geldt dat een vreemde blik vaak nieuwe inzichten geeft. Dus als je wilt dat wij even met je meedenken bij het inrichten van jouw thuiswerkplek? Geen probleem. Wij helpen je graag om structuur aan te brengen in je taken en deze te prioriteren zodat jij met focus en aandacht kan werken.