De 7 doodzonden van Process Excellence
Verloopt het Process Excellence programma van je organisatie niet echt vlekkeloos? Weet je dan wel zeker wat de wensen zijn van je klant? Olalekan Alominle, Process specialist bij MainOne, stelde 7 doodzonden op waar je je wel eens schuldig aan zou kunnen maken…
Zonde 1: Systemen en processen ontwerpen waar je klant niet op zit te wachten
Henry Ford zei ooit: “it’s the customer who pays the wages.” Als je verstrikt raakt in het ontwerpen van mooie processen en systemen die niet geheel voldoen aan de behoeftes van degene die voor brood op de plank zorgt, dan zou het wel eens kunnen zijn dat je jezelf uit je werk hebt ontworpen!
Zonde 2: Het niet betrekken van je werknemers
Procesverbetering zou makkelijk zijn als je niet met mensen te maken zou hebben, toch? Fout! Je medewerkers zijn je meest waardevolle bron van ideeën en informatie. Zij zijn degenen die echt het werk doen, dus zij zijn in staat om de mogelijkheden en problemen sneller te spotten dan jij. En dat niet alleen. De waarschijnlijkheid dat de procesverbetering zal slagen, zal toenemen als werknemers met hun eigen ideeën komen. Bovendien, wie vindt het nou leuk om gecommandeerd te worden?
Zonde 3: Misplaatste en misleidende indicatoren
“Je kunt niet managen wat je niet kunt meten”, was het mantra van voormalig CEO van General Electric Jack Welch. Indicatoren zijn een belangrijk mechanisme om problemen en prestaties zichtbaar te maken en helpen bij het nemen van betere beslissingen. Maar, te vaak proberen organisaties om álles te meten. Hierdoor ontstaat een situatie waarin je beschikt over heel veel data, maar over weinig informatie. Erger nog, slecht ontworpen indicatoren kunnen het verkeerde gedrag belonen of zelfs leiden tot volkomen onbedoelde gevolgen. Wees er zeker van dat je meet wat je zou moeten meten, dat de data je vertelt wat je denkt dat het vertelt en dat je goed hebt doordacht hoe je die informatie gaat gebruiken.
Zonde 4: Gebrek aan overzicht en verantwoordelijkheid
Weet iedereen binnen je organisatie wel wat er eigenlijk aan de hand is? Bij de meeste bedrijven is iedereen zo gefocust op het eigen werk, dat men het grotere geheel uit het oog verliest. Dit kan leidden tot inefficiëntie, sub-optimalisatie en zelfs ongemak voor je klanten, die van het kastje naar de muur gestuurd worden. Iemand moet verantwoordelijk zijn voor het begrijpen en verbeteren van het gehele proces en de voortgang inzichtelijk kunnen maken.
Zonde 5: Het negeren van technologie
Vergeet die oude monolithische IT-monsters van vroeger. De technologie vandaag de dag is sneller, lichter en gemakkelijk te implementeren dan ooit. Je hebt nu de mogelijkheid om je proces radicaal te herontwerpen en opnieuw uit te vinden om de prestaties van je bedrijf te verbeteren en je klanten meer dan tevreden te maken. Plus, als je het niet doet, kun je er op rekenen dat je concurrenten al aan het uitzoeken zijn hoe zij het gaan aanpakken. Dus, tijd om eens een lekker kopje koffie te gaan drinken met je IT-team!
Zonde 6: Niet continu kunnen verbeteren
In de natuur ontwikkelen soorten zich voortdurend. Zo passen zij zich aan hun omgeving aan en proberen voortdurend hun vijanden te slim af zijn. Degenen die zich niet snel genoeg ontwikkelen, overleven niet. Simpel. Waarom zou het bij bedrijven anders zijn? Continue procesverbetering onderdeel van het DNA van je bedrijf maken is dan ook geen ‘nice to have’, maar essentieel voor het lange termijn succes van je bedrijf.
Zonde 7: Het jezelf te moeilijk maken
Heb je echt een machinegeweer nodig om een vlieg te doden? Dacht het niet! Als je erachter komt dat je veel te ingewikkelde oplossingen aan het bedenken bent voor eenvoudige problemen, doe dan even een stapje terug en stel jezelf de volgende vraag: “Wat zou Steve Jobs doen?”. Maak het niet zo moeilijk, schrap het onnodige en maak je processen mooi!
Over dit artikel
Dit artikel is in het Engels gepubliceerd op 28 juni 2015. Het originele artikel is hier te lezen: http://www.processexcellencenetwork.com/business-process-management-bpm/articles/7-deadly-sins-of-process-excellenc/.