Lean en Creatieve Six Sigma gebruiken om met Real Life Issues om te gaan

Er bestaat een grote mogelijkheid dat bepaalde organisaties die gebruik maken van Six Sigma falen in het behalen van de voordelen die deze verbetermethode zou moeten bieden. Dit kan gebeuren wanneer er niet zorgvuldig wordt gekeken naar wat tezamen met Six Sigma ingevoerd moet worden om het een effectieve, uitgebreide en gerichte methode te laten zijn die werkelijk in de praktijk voorkomende problemen aanpakt.

Er zijn uiteraard enkele duidelijke voordelen van het statistische en data-gedreven karakter van Six Sigma, zoals:

• Een eenvoudige schaal om te vergelijken
• Nauwkeurige analyses van de oorzaken van een probleem
• Overtuigende logica met behulp van data
• Het is eenvoudig om verbeteringen te volgen door statistieken te vergelijken
• Kwantificeerbare voordelen en kostenbesparingen

De noodzaak van Lean Creatieve Six Sigma

Echter, een effectieve en uitgebreide aanpak om procesverbeteringen te realiseren wordt behaald door Lean thinking, laterale probleemoplossing en creativiteit te combineren met de strikt kwantitatieve Six Sigma. Met andere woorden, Six Sigma kan effectiever worden door te begrijpen en te discussiëren over wat ontbreekt en hoe ‘wat’ toegevoegd kan worden.

Six Sigma vereist in zijn huidige vorm twee belangrijke perspectieven:

• Een systematische aanpak om de uitgebreide reeks van factoren voor verbetering te identificeren
• Creativiteit om haalbare oplossingen te formuleren

Deze twee punten vereisen nadere toelichting:Met het eerste punt wordt bedoeld dat er een systematische aanpak of methode nodig is om invloedsfactoren vast te stellen die gemeten en geanalyseerd moeten worden, waarop verbeteracties gebaseerd en uitgevoerd kunnen worden. De doeltreffendheid van Six Sigma, wat betreft metingen en analyses, is het afgelopen decennia zonder twijfel bewezen door het grote succes van organisaties rond de gehele globe. Echter, Six Sigma is sterk afhankelijk van de gemeten defecten. En wat als sommige defecten onopgemerkt blijven?

Defecten tot een aanzienlijke omvang kunnen direct worden achterhaald door middel van de Voice of Customer of de Voice of the Stakeholder (VOC of VOS). Het is daarentegen niet onwaarschijnlijk dat sommige defecten, die vanuit het zakelijk perspectief cruciaal zijn, niet door de VOC naar voren komen. Om deze reden kunnen sommige punten waar men op moet letten of bepaalde maatstaven over het hoofd worden gezien, waardoor dus niet alles in beschouwing wordt genomen. Als stakeholders bijvoorbeeld te maken hebben met een te late levering, dan zullen alle Voices de doorlooptijd als een defect identificeren (of een critical-to-quality item die verbeterd moet worden), terwijl wellicht niet naar de kwaliteit wordt gekeken, hoe slecht dat ook is. Er wordt dus geen rekening gehouden met het effect van sommige aandachtsgebieden of maatstaven wanneer de verbeteringsacties worden geformuleerd. Om alle mogelijke defecten in beschouwing te nemen, bovenop de VOC of de VOS, kunnen de defecten verder gedefinieerd worden op basis van de zeven verspillingen uit de Lean methode.

Het tweede punt geeft aan dat de defecten alleen kunnen worden verminderd wanneer het probleem naar behoren wordt opgelost. Het dient onderstreept te worden dat ondanks dat de Six Sigma DMAIC methode nuttig is bij het analyseren van factoren die spelen bij problemen, zoals bij een Six Sigma project, het niet de oplossing is voor problemen in de praktijk. Er is geen specifieke aanpak waardoor praktische oplossingen in de Six Sigma toolkit zichtbaar worden.

Het gebruik van Lean Tools in Six Sigma projecten

Om alle mogelijke defecten in beschouwing te kunnen nemen, als aanvulling op de VOC of VOS, kunnen op basis van het Lean concept van de ‘Seven Waste’alle mogelijke defecten gedefinieerd worden.De nauwkeurige definiëring van defecten is de sleutel tot het aangrijpen van de werkelijke problemen. De definitie van de zeven belangrijkste soorten verspilling in een dienstverlenende omgeving, zoals geformuleerd in de Lean methode, kan gebruikt worden als een checklist om zeker te stellen dat alle defecten in beschouwing worden genomen voordat gestart wordt met het meten van data. Hieronder staan zeven vormen van verspilling, ingedeeld volgens Lean principes:

• Afkeuringen/ defecten: Fouten in documenten
• Transport: Documentenstroom
• Overproductie: Overbodig werk doen
• Wachten: Wachten totdat men verder kan gaan met de volgende stap
• Overprocessing: Veelvoudige inspecties en goedkeuringen
• Bewegingen: Onnodige bewegingen van mensen
• Inventory: Werk wat niet af is

Aanvullend op de zeven verspillingen zouden de volgende concepten effectief benut moeten worden in een Six Sigma project. Deze concepten zijn in kaart gebracht naar maatstaven van de Six Sigma DMAIC fasen.

5S is de methode voor het organiseren, schoonmaken, ontwikkelen en in stand houden van een productieve werkomgeving

Error proofing is een methode om een omgeving zonder fouten te garanderen door een stroom of een manier van werken te ontwikkelen waarbij geen fouten worden gemaakt.

Value Stream Mapping is een grafische tool die de materiaal- en informatiestroom helpt zichtbaar te maken en te begrijpen als een product door de Value stream stoomt. Het verbindt Lean modellen en Lean technieken met elkaar.

Lean thinking en Lean modellen kunnen dus benut worden in de onderstaande gebieden van een typisch Six Sigma project:

• Het definiëren van defecten
• Het vaststellen van relevante indicatoren / metrieken
• Het reduceren van verspillingen
• Het formuleren van verbeteringsacties

Het gebruik van creativiteit in Six Sigma projecten

Creativiteit en lateraal denken kan worden gebruikt om in de Analyze en Improve fase van Six Sigma projecten oplossingen te bedenken. Dr. Edward De Bono’s concept van lateraal denken, dat zich bezighoudt met het verkennen van verschillende dimensies van het kijken naar dingen, geeft aan dat van het ene naar het andere idee of concept moet worden gegaan om bij het meest optimale uit te komen. Lateraal denken en creativiteit zijn dus geen tools, maar meer een manier waarop men moet kijken naar dingen en waarop men dingen moet verkennen. Dat is essentieel voor het analyseren van problemen en het komen tot de oplossingen voor die problemen.

De volgende concepten zouden nuttig kunnen zijn in de Six Sigma DMAIC fasen:

Brainstorming: Een nuttige en populaire tool die gebruikt kan worden om zeer creatieve oplossingen voor een probleem te realiseren
Reframing matrix: Een techniek die je vanuit verschillende oogpunten naar problemen laat kijken. Het helpt vervolgens om het gezichtsveld van creatieve oplossingen te vergroten
Random Input: Een laterale manier van denken die handig is wanneer nieuwe ideeën of nieuwe perspectieven nodig zijn voor het oplossen van problemen
Concept Fan: Een manier om andere benaderingen voor het oplossen van een probleem te vinden wanneer alle voor de hand liggende oplossingen afgekeurd zijn. Het brengt het principe van ‘taking one step back’ voort, waardoor een breder perspectief wordt verkregen.

Hieronder staan de Lean en creatieve technieken voor de DMAIC fasen overzichtelijk weergegeven:

• Define – Brainstorming, Zeven vormen van Verspillingen
• Measure – Value-Added to Non-Value-Added Ratio, CT/VT, CT/TAKT Time
• Analyze – Value Stream Mapping, Random Input, Reframing Matrix
• Improve – 5S, Visual Factory, Concept Fan, Provocative Operations (lateraal denkconcept)
• Control – Error Proofing

Het benutten van Six Sigma in combinatie met Lean en creativiteit resulteert in een precieze beschrijving van de vorm en gedaante van de oorzaak en het zorgt voor het bedenken van de praktische oplossing. Het is dus noodzakelijk dat er een goede balans is tussen het data-gedreven of kwantitatieve karakter van Six Sigma aan de ene kant en de Lean-manier van werken tezamen met creatieve probleemoplossing aan de andere kant.