Thuiswerken kan iedereen!

Helemaal met deze Lean-tips

Vijf dagen thuis werken, opeens is het voor veel mensen de realiteit. En in de huidige omstandigheden is het compleet anders dan ‘gewoon een dagje thuis werken’. Nu blijkt opeens dat thuiswerken ook uitdagingen met zich meebrengt. Management Consultant Edward van de Poll helpt je met dit artikel op weg.

Iedereen kan thuiswerken

Het begint allemaal bij de vraag wat je nodig hebt om goed thuis te kunnen werken. Begin daar met het organiseren van je werk en jouw omgeving. En het belangrijkste: ga lerend voorwaarts.

De uitdagingen van thuiswerken

Sinds medio maart ontdekken we nieuwe vormen van samenwerken met online toepassingen als Microsoft Teams, Zoom of Google Classroom. We werken op een ‘rustig plekje’ in huis en zorgen voor een sterk WiFi signaal. We krijgen (soms letterlijk) een kijkje in de keuken van de ander.

Voor velen is het ook samen werken in één huis, rekening houden met je partner of kinderen die zo af en toe op schoot kruipen om te zwaaien naar de collega’s van papa of mama. Het klinkt allemaal leuk, maar het brengt voor veel mensen ook uitdagingen met zich mee.

Je wordt constant afgeleid, je tuurt de hele dag naar het beeldscherm, je gaat van de éne online meeting naar de andere, je moet jouw aandacht verdelen tussen de kinderen en je werk, en zo kan ik nog wel even doorgaan.

Misschien heb je er nog niet over nagedacht en ga je gewoon door, geef je alles aandacht en probeer je alles goed te doen. Maar ik denk dat het – juist in deze tijd – belangrijk is om hier even bij stil te staan en jezelf de vraag te stellen: Wat heb ik nodig om goed thuis te kunnen werken?

Lean toepassen in huis

Ja, ik hoor het je al zeggen; “Lean komt toch van Toyota? Ik heb toch geen fabriek in huis?”. Helemaal waar, maar het gedachtegoed van Lean gaat veel verder dan het produceren van auto’s. En in de tools en middelen van Lean zit een hoop wat je ook gewoon thuis kunt toepassen; bijvoorbeeld om het thuiswerken minder uitdagend te maken. Bekijk onderstaande voorbeelden maar eens en doe er jouw voordeel mee.

One piece flow

Doe wat je doet met aandacht, one thing at a time. Probeer niet alle ballen tegelijkertijd in de lucht te houden maar werk aandachtig aan datgene wat nu een appèl op je doet.

Door met aandacht bijvoorbeeld thuisonderwijs op te starten, zonder daarbij al na te denken hoe je over 10 minuten gaat starten met werken, ben je effectiever en kost het je minder mentale energie.

Red/Green Task Boards (Kamishibai)

Schrijf dag- en weektaken op kaartjes met een groene en rode zijde. Tijdens de dagstart met je partner of kinderen verdelen jullie dan de taken. Zodra ze klaar zijn, worden de kaartjes omgedraaid van rood naar groen.

Dit is niet alleen heel leuk om te doen (vooral voor kinderen) een bijkomend voordeel is dat je anderen meer verantwoordelijkheid geeft, en een voorspelbaar ritme krijgt in taken die iedere dag terugkomen.

Kanban board > To do/Doing/Done

Visualiseer acties op een bord of flipover aan de muur. Maak drie kolommen met To do, Doing en Done en maak afspraken wie wanneer acties oppakt.

5S werkplekorganisatie

Veel mensen werken op zolder of in de keuken, ze hebben niet echt een vaste werkplek in huis. Hoe ga je hiermee om?

Het is belangrijk om een goede werkplek te creëren zodat je met focus kan werken. En om deze werkplek in te richten volgens de principes van 5S: Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden.

Dit is ook belangrijk in het kader van professionele uitstraling, als jij lesgeeft met je webcam en studenten krijgen een kijkje in jouw huis, wat wil je hiervan laten zien? Wat communiceer jij als het bijvoorbeeld een rommel is.

Kort cyclisch werken

Wist je dat de aandachtsspanne van een volwassene maar 30 tot 45 minuten is? In je normale werkomgeving merk je dat niet zo, omdat je dan een praatje bij het koffiezetapparaat hebt, of even langs collega’s loopt. Maar thuis voel je dat opeens wel. Dus, zorg voor korte werkblokken. Wissel je werk regelmatig af, zeker nu je vaak achter een beeldscherm werkt.

Organiseer je werk en ga lerend voorwaarts

Met bovenstaande tips kom je al een aardig eind om effectief thuis te werken. Maar, het is geen plug & play oplossing. Je zult moeten bekijken wat voor jou werkt en in welke vorm. Reflecteer dus regelmatig even op jouw werk. Heb je nog uitdagingen in het thuiswerken? En wat zou dan de gepaste oplossing daarvoor zijn?

Ook hiervoor geldt dat een vreemde blik vaak nieuwe inzichten geeft. Dus als je wilt dat wij even met je meedenken bij het inrichten van jouw thuiswerkplek? Geen probleem. Wij helpen je graag om structuur aan te brengen in je taken en deze te prioriteren zodat jij met focus en aandacht kan werken.

Auteur: Edward van de Poll

Edward van de Poll

Edward van de Poll is als Management Consultant verbonden aan UPD. In de afgelopen jaren heeft hij ruime ervaring opgedaan met Lean (Six Sigma), OBM en Lean Operational Management in verschillende sectoren.

Momenteel is hij actief in Onderwijssector en helpt hij onderwijsinstellingen bij het verbeteren van de onderwijskwaliteit. Hij is vader en zijn partner heeft een ‘vitaal beroep’. Hij weet dus als geen ander hoe lastig thuiswerken is in de huidige Corona-tijd.

Wil je weten hoe hij dat zelf ingeregeld heeft, of wil je graag meer weten over Lean in jouw thuissituatie? Bel dan naar 020-345 3015.