Black & Veatch verwacht miljoenen te besparen tool die helpt Six Sigma projecten te monitoren

Black & Veatch met meer dan 90 technische kantoren over de gehele wereld is gespecialiseerd in infrastructurele ontwerpprojecten voor energie, water en informatie. Onlangs hebben zij de Six Sigma verbetermethodiek aangewend om continue verbetering te realiseren. Daarmee heeft de organisatie getracht een aanzienlijke groei te laten plaatsvinden in het aantal Six Sigma projecten dat men wil aanpakken. Black & Veatch moest een alternatief hebben voor haar werkwijze om projecten te monitoren, waarbij men gebruik maakte van ingewikkelde spreadsheets. Het bedrijf heeft Immedient, een Microsoft Gold Certified Partner, aangetrokken om Microsoft Office Solution Accelerator for Six Sigma te implementeren. Black & Veatch schat dat de nieuwe oplossing het voor elke

Black & Veatch, beknopt overzicht:

Land: United States

Branche: Techniek

Bedrijfsprofiel: Black & Veatch is een mondiaal opererend techniek- en bouwbedrijf gevestigd in Overland Park, Kansas. Het bedrijf is gespecialiseerd in projecten voor infrastructurele ontwerpen. Er werken meer dan 6.000 medewerkers in meer dan 90 kantoren wereldwijd.

Bedrijfssituatie: Black & Veatch heeft onlangs de Six Sigma verbetermethodiek ingevoerd om continue verbeteringen te bewerkstelligen. Het bedrijf is op zoek gegaan naar tools om nieuwe processen in projectmanagement op juiste wijze te ondersteunen.

De oplossing: Het bedrijf heeft gekozen voor Microsoft Office Solution Accelerator for Six Sigma en is bezig met het implementeren van Microsoft Office Enterprise Project Management Solution door de gehele organisatie.

De voordelen: toegenomen inzichtelijkheid, consistente en continue verbetering, kostenbesparing en verbeterde efficiency, mogelijkheden voor flexibiliteit en integratie, groei door toenemend succes.

Situatieschets
De Black & Veatch organisatie is een in haar marktgebied leidend en wereldwijd opererend, technisch advies- en bouwbedrijf. Het is gespecialiseerd in infrastructurele ontwerpprojecten voor energie, water en informatie. Het bedrijf is feitelijk van haar medewerkers en heeft haar hoofdkantoor gevestigd in Kansas. Men heeft ruim 90 kantoren over de gehele wereld en vanuit deze kantoren biedt men de klanten alles wat mogelijk is, van technische concepten tot (project)managementadvies, tot omvangrijke bouwprojecten.

Black & Veatch heeft onlangs de Six Sigma verbetermethodiek ge?mplementeerd. Het betreft een op feiten en cijfers gebaseerde managementbenadering voor het nemen van beslissingen over continue organisatorische verbeteringen. Van de 11 divisies binnen het bedrijf die allen een bijdrage leveren aan de omzetgenererende projecten van Black & Veatch, is Energy Engineering & Construction (EE&C) de grootste. Bij deze divisie worden enorme projecten uitgevoerd, zoals het bouwen van krachtcentrales. Voor EE&C is Six Sigma succesvol als het de producten en diensten van Black & Veatch verbetert.

Geheel volgens de regels van Six Sigma, worden de Six Sigma projecten bij Black & Veatch geïnitieerd door de Champions, of de ondersteuning vanuit het management, en worden de projecten uitgevoerd door de Black Belts en Green Belts. Alleen zij die aan bepaalde eisen voldoen komen in aanmerking voor de rol van Black Belt en mogen Six Sigma projecten leiden en de Green Belts full-time aansturen. De Green Belts zijn medewerkers die op part-time basis meewerken aan de Six Sigma projecten. Black & Veatch heeft momenteel 6 Black Belts en naar schatting 55 Green Belts. Alle Black Belts en maar liefst 50 van de Green Belts werken in de divisie EE&C. Toch valt te bespeuren dat er steeds vaker professionals van andere afdelingen de Six Sigma presentaties van EE&C bijwonen en dat andere divisies medewerkers naar EE&C sturen voor de training tot Green Belt.

Black & Veatch heeft Six Sigma geïmplementeerd door 4 projecten, welke allen volledig door Black Belts zijn uitgevoerd. Al snel groeide het aantal Six Sigma projecten uit naar 40 projecten. Op basis hiervan heeft het bedrijf besloten om de doelstelling te halen van 80 tot 100 projecten per jaar. Met 55 Green Belts, en de plannen om dit aantal in de komende 6 maanden nog flink te laten stijgen, kwam bij Black & Veatch al snel het besef dat men behoefte had aan een uitgebreid systeem om de Six Sigma projecten te beheren en in goede banen te geleiden.

Tot dan toe heeft het bedrijf gemaakt van Microsoft Excel om met spreadsheets de voortgang van de projecten te bewaken en rapporten te genereren. Toch was het erg lastig voor het projectmanagement om met spreadsheets de voortgang, de planning, de status en ook de financiën in de gaten te houden. Black & Veatch wilde een middel om makkelijker voortgangsrapporten te genereren, analyses over mogelijk te behalen voordelen, en andere waardevolle informatie voor het projectmanagement te verkrijgen en om een goede projectplanning te kunnen maken. “Wij hebben geen planningschema’s gemaakt bij de eerste 4 projecten.”, zegt Craig Connel, Vice President van Application Development bij Black & Veatch. “Wij hebben gedurende deze projecten geen enkel idee gehad hoever we waren en of wij vorderingen maakten. Het werd snel duidelijk dat wij belangrijke gegevens nodig hadden en op basis daarvan onze mensen heldere, cijfermatige doelen moesten voorhouden om daar steeds weer naar toe te werken!”

De eerste paar Six Sigma projecten hebben gediend als onderdeel van het proces om uit te zoeken wat Black & Veatch nu eigenlijk verlangde van een Six Sigma projectmanagement oplossing. Het bedrijf had natuurlijk al haar standaard projectmanagement systeem, maar zij wilde een extra middel om te helpen bepalen hoe zij het beste de beschikbare tools kon inzetten voor specifieke bedrijfsverbeteringen. Het moest helderheid geven in zaken die de voortgang van projecten in gevaar kunnen brengen en in de tools om die zaken aan te pakken. Niet geheel onbelangrijk: het moest de projecten in lijn houden met de algehele bedrijfsstrategie.

Oplossing
Met een groeiend aantal Six Sigma projecten en deelnemers heeft Black & Veatch besloten om Microsoft Office Solution Accelerator for Six Sigma te implementeren. Dit is een verzameling van tools om projecten te managen en samen te laten werken om op deze wijze de complexiteiten en kosten van Six Sigma projecten te verminderen. De Solution Accelerator is gebaseerd op Microsoft Office project Professional 2003. De Solution Accelerator for Six Sigma laat op effectieve wijze de financiële impact van projecten zien. Het verzorgt de optimale inzet van Six Sigma tools en het maakt het mogelijk andere Microsoft Office applicaties te integreren met Six Sigma methodieken. Tot slot wordt het mogelijk gemaakt om informatie dat binnen de gehele organisatie verzameld wordt in te zetten om Six Sigma projecten tot een succes te maken. “Wij hebben gekozen voor Microsoft Office Solution Accelerator for Six Sigma omdat het sterk tegemoet kwam aan onze bedrijfseisen, het relatief goedkoop was om te implementeren en het afkomstig is uit een bekende, betrouwbare bron!” zegt Connell. “Wij hebben niet rondgekeken, niet gedacht aan een oplossing van een andere leverancier – wij wisten dat we dat niet hoefden!”

Black & Veatch heeft haar nieuwe projectmanagement processen gedefinieerd en heeft een nieuwe technologische oplossing gekozen om die processen te ondersteunen. De volgende stap was het vinden van een partner die hen kon helpen bij de invoer van het systeem zodat er op optimale wijze gebruik van gemaakt werd. Microsoft heeft Black & Veatch in contact gebracht met Immedient, de Microsoft Gold Certified Partner die Microsoft heeft geholpen bij het in gebruik nemen van haar eigen Solution Accelerator for Six Sigma. Black & Veatch had al snel door dat Immedient veel ervaring had op dit gebied en gaf hen opdracht om Black & Veatch te helpen om van de implementatie een succes te maken.

De Solution Accelerator for Six Sigma helpt Black & Veatch bij het identificeren van, het geven van prioriteit aan en het uitvoeren van vastgestelde projecten. “Microsoft Office Solution Accelerator for Six Sigma is een flexibel inzetbaar, krachtig middel voor projectmanagement.”zegt Robert O’Dell, Solution Director bij Immedient. “Het biedt significant veel ondersteuning aan en is waardevol voor de teams die daadwerkelijk het werk verrichten, in tegenstelling tot andere oplossingen die voornamelijk als rapportagetool dienen voor het management. Deze tool biedt ook enorme rapportagemogelijkheden voor managers aan de back-end, maar het is vooral zeer behulpzaam als hulpmiddel voor de persoonlijke productiviteit. Het helpt de medewerkers meer georganiseerd en dus meer productief te laten werken.”

Het neerleggen van de grondvesten
Immendient werkte met Black & Veatch door de cursus van 6 weken om het systeem helemaal werkbaar te krijgen. Ten eerste heeft Immendient een analyse van de behoeften gemaakt, waarbij men de mogelijkheden en functionaliteiten van Solution Accelerator for Six Sigma koppelde aan de proceswensen en – voorkeuren van Black & Veatch. Daarna heeft Immedient het systeem in werking gezet en heeft zij het aangepast om de rapportagemogelijkheden uit te breiden.

Immedient heeft 4 Black & Veatch Black Belts getraind om op te treden als system administrators, wat 3 uur in beslag nam. De partner heeft ook een uur besteed aan het instrueren van een groep Black & Veatch managers op zaken zoals het bekijken van de dashboards van Solution Accelerator for Six Sigma via Microsoft Office Project Web Access. Daarbij heeft een interne technisch medewerker een training gehad in het onderhouden van de multiple databases van het bedrijf, welke draaien op Microsoft SQL ServerTM 2000 (onderdeel van de ge?ntegreerde server software Windows Server SystemTM). Tot slot heeft Immedient gebruikersinstructies gegeven die Green Belts kunnen volgen wanneer zij beginnen met het invoeren van gegevens in het systeem later dit jaar.

Aan het werk
Om prioriteiten te geven aan de projecten heeft Black & Veatch een scorecard ontwikkeld die mogelijke Six Sigma projecten gradeert aan de hand van de potentiele financiele bijdrage voor het bedrijf, het marktleiderschap dat zij representeren, en het effect dat het heeft op hoe werknemers zich voelen bij Black & Veatch. Omdat de scorecards verweven zijn in de algehele bedrijfs- en strategische doelen voor elk fiscaal jaar, worden potentiele projecten ook geëvalueerd op hoe zij bijdragen aan deze doelen. Mogelijke projecten krijgen een score en de hoog gekwalificeerde projecten worden in een rij geplaatst. Momenteel zijn er minstens 100 projecten in de rij bij Black & Veatch. Er worden steeds meer Green Belts getraind en er staan minstens 100 projecten in de rij bij Black & Veatch, en hoe meer green Belts worden getraind knemers zich voelen de hoogst scorende projecten zullen worden opgepakt door de Champions, worden uitgevoerd door de teams van Green Belts en worden gemanaged door de Black Belts.

Momenteel heeft Black & Veatch twee standaard project templates in Solution Accelerator for Six Sigma in gebruik. De Black Belts kiezen de meest toepasbare template aan het begin van elk project en gebruiken het om de tijdslijn rond te maken. Die projecten die de Black Belts als simpel beschouwen, worden in de drie-maanden-template geplaatst. De projecten die als complex worden bestempeld worden in de vijf-maanden-template geplaatst. Ook al vereisen ze een aantal aanpassingen om ze precies passend te maken aan de specifieke eisen van een project, zij de templates vanuit Solution Accelerator for Six Sigma tijdsbesparend voor de Black Belts van Black & Veatch en vormen zij een basispunt van waaruit de voortgang van het project gemeten kan worden. Het bedrijf gebruikt naar schatting nog 15 basis templates die de Black Belts helpen bij het besparen van tijd en bij het integreren van informatie in andere productiviteit programma’s, zoals Microsoft Office Word en Excel.

Alhoewel de huidige aandacht voor Six Sigma binnen Black & Veatch is geconcentreerd in de EE&C divisie, is het bedrijf ook Green Belts aan het trainen van elke andere afdeling, inclusief Engineering, Procurement, Finance, Accounting, Construction, en de Technical Publications Group. Green Belts die op Six Sigma projecten werken op andere afdelingen worden ondersteund door de Black Belts vanuit de EE&C divisie. De Microsoft Office Solution Accelerator for Six Sigma scheidt de resultaten van projecten bij niet-EE&C divisies van die bij de EE&C divisie wanneer de cumulatieve resultaten worden berekend.

Momenteel kunnen alleen de Black Belts van Black & Veatch informatie invoeren en bewerken in Solution Accelerator for Six Sigma, maar spoedig zullen de Green Belts het systeem ook gaan gebruiken. Het bedrijf heeft onlangs al drie Green Belts aan het systeem ge?ntroduceerd en met groot succes. Persoonlijk zullen de Green Belts Solution Accelerator gaan gebruiken voor het documenteren van hun bevindingen, welke dan worden gekoppeld aan de bevindingen van andere Green Belts om op deze wijze uitvoerige informatie te leveren aan de Black Belts.

Voordelen

Microsoft Office Solution Accelerator for Six Sigma geeft Black & Veatch inzicht in de voortgang van Six Sigma projecten, consistentie in documentatie, de mogelijkheid voor grotere productiviteit, samenvattingen over de status van projecten en informatie over resultaten, en de flexibiliteit te werken met andere applicaties.

Toegenomen inzichtelijkheid
Solution Accelerator for Six Sigma maakt het voor Black & Veatch mogelijk om haar gehele portfolio van projecten te bekijken en te controleren op voortgang en om de financi?le impact op de organisatie te bepalen. Op maatwerk gemaakte, browser-based kijkopties bieden geautomatiseerde rapportages die aan leidinggevenden gedetailleerde, real-time informatie die zij nodig hebben om inzichtelijke beslissingen te nemen. “Onze leidinggevenden zijn geïnteresseerd in de Six Sigma projecten, maar zij willen niet hun tijd op laten slokken door spreadsheets. De samengevatte documenten vanuit Solution Accelerator for Six Sigma bieden net het juiste niveau aan details om hen snelle en informatieve antwoorden te geven”, zegt Connell.

Dit inzicht helpt Black & Veatch om de uitgaven aan haar Six Sigma projecten te koppelen aan de verdiensten. Een koppeling die zeer bruikbaar is om het succes van een project in de gaten de houden. “Twee van de meest interessant en waardevolle voordelen die Solution Accelerator for Six Sigma oplevert zijn de mogelijkheid om een budget en verwachte besparingen voor elk project te forecasten en de mogelijkheid om de werkelijke uitgaven op maandelijkse basis na te trekken en te overzien.” zegt Connell. “Dan kunnen we de werkelijke resultaten zien en kunnen we die tegen onze initi?le projecten aanhouden.”

Consistentie en Continue Verbetering
Het Solution Accelerator for Six Sigma kan Black & Veatch op een geleide manier werken aan haar projecten met consistente tools en templates, gecentraliseerde rapportages, gestandaardiseerde schema’s, en ga zo maar door. “We hebben nu een oplossing dat onze volwassenheid in projectmanagement nog verder uitbreidt,” zegt Connell. “Het geven van tools aan de mensen, die hen helpen de projecten consistent te managen door algemene toepassingen te gebruiken, heeft daadwerkelijk bijgedragen aan ons vroege succes. De Microsoft oplossing is niet alleen vertrouwd, het maakt het ook mogelijk voor individuen om meer effici?nt te zijn. En dat draagt wezenlijk bij aan de operationele efficiency van onze gehele organisatie.”

De consistentie zal het bedrijf in staat stellen om de prestaties continue te verbeteren, omdat medewerkers in staat zijn de Six Sigma projecten snel en efficiënt door de fasen van de methodiek te geleiden. Solution Accelerator for Six Sigma stelt Black & Veatch in staat om de resources voor de projecten te managen, inclusief de beschikbaarheid en specifieke skills van Green Belts.

Omdat steeds meer divisies de Six Sigma methodiek omarmen, zullen professionals vanuit het gehele bedrijf Solution Accelerator for Six Sigma gaan gebruiken om informatie te rapporteren in hetzelfde formaat vanuit alle divisies. Hierdoor ontvangen de leidinggevenden vergelijkbare informatie in een consistente stijl. “Het succes dat de EE&C divisie momenteel geniet met Microsoft Solution Accelerator for Six Sigma zal Black & Veatch helpen bij het inschalen van Six Sigma binnen de organisatie” zegt O’Dell.

Kostenbesparingen met Verbeterde Efficiency
Black & Veatch schat dat het gebruik van Solution Accelerator for Six Sigma zal helpen bij het elk jaar oppakken en afronden van steeds meer Six Sigma projecten. “Wij verwachten dat het gebruik van Solution Accelerator for Six Sigma het voor onze Black Belts mogelijk maakt om jaarlijks een extra project op te op te pakken en af te ronden, bovenop de Black Belts taak als mentor voor de Green Belts,” zegt Connell. “Onze verwachting is dat elk extra project tenminste $ 150.000 aan besparingen zal opleveren.” Omdat Black & Veatch tegenwoordig zes Black Belts heeft, laat zich deze schatting vertalen naar een additionele besparing van $ 900.000 alleen al dit jaar. Het bedrijf hoopt dit hoopt haar aantal Black Belts uit te breiden naar 14, wat een jaarlijkse besparing van meer dan $ 2.000.000 zou betekenen.

Black & Veatch schat dat zij deze besparingen zal realiseren gebaseerd op verbeterde productiviteit van haar Black Belts en Green Belts. Het bedrijf is in de gelegenheid om best practises toe te passen in haar projecten portfolio en om templates te maken in Excel, Word en Microsoft Office Powerpoint ? die taken zoals het plannen veel sneller en makkelijker maken. “Nu al, is het managen van ons werk significant verbeterd als resultaat van het gebruik van Solution Accelerator for Six Sigma,” zegt Connell. “Wij hebben zeker winst in productiviteit geboekt door projecten te managen in het systeem. Door het te gebruiken om op routinematige basis planningen en bestanden te updaten, is het voor Black Belts veel makkelijker om vooruitgang te monitoren en zaken vooruit te schuiven.”

Kansen voor Flexibiliteit en Integratie
Met Solution Accelerator for Six Sigma, kunnen Black Belts en Green Belts van Black & Veatch tools gebruiken waar zij al bekend mee zijn om een bijdrage te leveren aan de verbeterde prestaties van het bedrijf. Ondanks het feit dat integratie tussen financi?le en planning informatie het voor het bedrijf mogelijk om betere beslissingen te nemen, waardeert Black & Veatch ook de wijze waarop Solution Accelerator for Six Sigma samenwerkt met andere applicaties. “Solution Accelerator for Six Sigma koppelt zich aan onze dagelijkse activiteiten, zonder dat wij moeten stoppen met het invoeren van informatie voor wekelijkse rapportages,” zegt Connell. “Een van de extra verdiensten van de oplossing is dat het een e-mail naar je verstuurt als een taak afgerond en opgeleverd moet zijn.”

Voortgangsrapportage tools helpen Black & Veatch ook bij het laten groeien van de consistentie en effectiviteit van teamwork onder de medewerkers. “De geïntegreerde zoekmogelijkheid voor financiële en planninginformatie zal ons helpen samen te werken om meer dan 100 projecten tegelijkertijd te managen,” zegt Connell. “Solution Accelerator for Six Sigma stelt ons in de gelegenheid om te managen op uitzonderingen, in plaats van tijd te verdoen aan het bekijken van projecten die het simpelweg goed doen.”

De reactie van de Black Belts en Green Belts van Black & Veatch op de oplossing is positief en zij kijken uit naar de adoptie van de oplossing door meer en meer Black & Veatch divisies. “Wij hebben slechts oppervlakkig gewerkt met Solution Accelerator for Six Sigma,” zegt Dave Marden, Black Belt bij Black & Veatch. “Er is veel meer dat wij van plan zijn ermee te doen, om ons te helpen met ons project management en financiële controle.”

Groei door Succes
Black & Veatch is zo blij met haar voortuitgang met Solution Accelerator for Six Sigma dat men vergelijkbare project management tools voor niet-Six Sigma projecten de organisatie binnenhaalt. Black & Veatch heeft gekozen voor Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) Solution om bedrijfsbreed voordelen te behalen uit het IT project management. “Wij vinden het portfolio management concept in Solution Accelerator for Six Sigma zo prettig, dat wij Microsoft Office Enterprise Project Management Solution implementeren om onze IT projecten te managen,” zegt Connell. “Tot op heden hadden we geen goede manier om collectief projecten te beheren en hebben we alles handmatig behandeld, wat inhoudt dat het maken van rapportages veel tijd heeft gekost. Wij kijken uit naar EPM Solution wat ons helpt om resources vast te stellen, planning na te lopen, en vooruitgang te monitoren om ons op betere wijze onze ongelijksoortige IT projecten te managen.”

Six Sigma
Menu