Vacature
Manager Onderwijsadministratie

  Laatst gewijzigd: 26 mei 2020

Delft, 36-40 uur per week
Vacaturenummer AT/UD/ESA/2020-27

Combineer jij inhoudelijke skills moeiteloos met people management? Dan is de afwisselende en uitdagende functie van manager Onderwijsadministratie wat voor jou! Je geeft leiding aan een dynamisch team van circa 28 gedreven medewerkers van het team Study Programme Administration. Je bent lid van het Management Team van de afdeling ESC en rapporteert aan de manager ESC.

De directie ESA heeft een meerjaren ontwikkelplan vastgesteld met als strategische ambities digital excellence, truly international en catalyst for innovation. Als manager van het team Study Programme Administration draag je bij aan het realiseren van deze ambities door deze te vertalen naar concrete doelstellingen en de ontwikkeling van procesgericht werken binnen je team. Je inspireert medewerkers, zorgt ervoor dat samenwerking en onderlinge samenhang tot stand komen en zorgt voor continue en open communicatie, onder andere door zelf het goede voorbeeld te geven. In deze functie is het essentieel om ook te verbinden en samen te werken met de faculteiten en andere afdelingen binnen ESA teneinde gezamenlijke doelstellingen te realiseren. Jouw expertise en communicatieve vaardigheden stellen jou in staat hiertoe een netwerk van betrokken partners op te bouwen en te onderhouden. Je bent je bewust van belangen van anderen en houdt hier in je werk en aanpak rekening mee.

We verwachten het volgende van jou:

  • Je begeleidt en ontwikkelt het team en de medewerkers in het team. Je hebt oog voor de potentie van de medewerkers en een goede werksfeer.
  • Je zorgt voor een optimale inrichting en bemensing van het team Study Programme Administration en stelt in samenspraak met het team een afdelingsplan op waarmee de strategische ambities van ESA, in lijn met de strategische visie van de TU Delft, kunnen worden gerealiseerd.
  • Je draagt zorg voor juiste toewijzing, beheer en bewaking van (financiële) middelen van het team.
  • Je signaleert en adviseert over verbetermogelijkheden in werkwijzen en procedures.
  • Je stuurt procesmanagers aan die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit, uitvoering en verbetering van de processen ten aanzien van onderwijsvoorbereiding, studievoortgang en diplomering.
  • Je levert proactief input voor de formulering en toepasbaarheid van (een deel) van het beleid rondom de uitvoering van de processen voor onderwijsvoorbereiding, studievoortgang en diplomering. Hiervoor werk je intensief samen met beleidsmedewerkers, proceseigenaren, procesmanagers en collega’s van aanpalende afdelingen, faculteiten en partneruniversiteiten.
  • Je volgt actief de ontwikkelingen en innovaties in onderwijsadministratie en onderwijslogistiek binnen het (hoger) onderwijs.

Functie-eisen

Je hebt een academische achtergrond en enkele jaren relevante werkervaring met aantoonbare managementvaardigheden en onderwijsondersteuning. Je bent enthousiast, proactief en neemt graag initiatief. Je bent een teamspeler met uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden en bent organisatiesensitief, waardoor je goed kunt samenwerken met faculteiten en andere directies, ook in situaties met belangentegenstellingen. Hierbij weet je het overzicht te behouden en heb je oog voor de complexe, steeds veranderende omgeving. Je kunt medewerkers motiveren en meenemen in veranderingen. Je hebt een goed ontwikkeld analytisch vermogen en bent resultaatgericht. Ervaring met verandertrajecten, procesgericht werken en projectmanagement is een pre.

TU Delft is een internationale organisatie en daarmee is een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal noodzakelijk voor deze functie.

Arbeidsvoorwaarden

De functie heeft een omvang van 36 – 40 uur per week (1.0 fte). Het gaat om een tijdelijk dienstverband voor de duur van een jaar met uitzicht op vast. Het salaris is gebaseerd op schaal 12 uit de cao Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 4.406,- en een maximum van € 5.656,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Inschaling vindt plaats op basis van opleiding en ervaring. Je bouwt pensioen op via het pensioenfonds ABP.

Naast uiteraard het vakantiegeld in mei, ontvang je in december een eindejaarsuitkering ter hoogte van 8,3%. Ook kun je jaarlijks een deel van je arbeidsvoorwaardenpakket zelf samenstellen met behulp van het Individueel Keuzepakket Arbeidsvoorwaarden, waaronder het kopen en verkopen van verlofuren.

Een goede balans tussen werk en privé is belangrijk. Daarom kun je afspraken maken over flexibele werktijden, heb je veel vakantiedagen en wordt ouderschapsverlof gedeeltelijk doorbetaald. In veel functies behoort ook thuiswerken tot de mogelijkheden.

We vinden het belangrijk dat jij je zo goed mogelijk kunt ontwikkelen en dat je fit je werkzaamheden kunt uitvoeren. Dit ondersteunen we op verschillende manieren, onder andere met een uitgebreid aanbod aan cursussen, loopbaancoaches of sporten met korting.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft is een veelzijdige universiteit die onderwijs aanbiedt en onderzoek doet van een internationaal erkend niveau op het gebied van de technische wetenschappen. Onderwijs, onderzoek en ontwerpen zijn sterk gericht op maatschappelijke toepasbaarheid. De TU Delft ontwikkelt technologie voor volgende generaties met focus op duurzaamheid, veiligheid en economische vitaliteit. Bij de TU Delft werk je in een omgeving waar technische wetenschappen en de maatschappij elkaar ontmoeten. De TU Delft bestaat uit 8 faculteiten, de Universiteitsdienst, unieke laboratoria, onderzoeksinstituten en -scholen.

Universiteitsdienst – Education & Student Affairs

De directie Education & Student Affairs ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, onderwijsbeleid, begeleiding van studenten, ondersteuning van buitenlandse studenten, promovendi en medewerkers, sport, cultuur, didactische trainingen voor docenten en advies. De directie Education & Student Affairs bestaat uit het Education Service Centre, de afdeling Academic Services, de Extension School en X (Sports & Culture). De directie telt circa 250 medewerkers. De directie ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Het Education Service Centre (ESC) zorgt voor de onderwijs- en studentenadministratie, waaronder toelating, inschrijving, cijferregistratie en studievoortgang voor alle (internationale) studenten en PhD-studenten van de TU Delft. Daarnaast ondersteunt het ESC de onderwijslogistiek van de TU Delft, zoals digitaal toetsen, het roosteren van onderwijsprogramma’s en onderwijshuisvesting. Binnen het ESC werken circa 100 medewerkers, verdeeld over de teams Contact Centre, Student Administration, Study Programme Administration en Education Logistics.

Het team Study Programme Administration verzorgt de onderwijsadministratie voor de gehele TU Delft. Het team draagt zorg voor de administratie omtrent onderwijsvoorbereiding, studievoortgangsmonitoring en diplomering. Hiertoe werkt het team intensief samen met de faculteiten van de TU Delft en onze partneruniversiteiten.

Additionele informatie

Voor specifieke informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Thea Overgaauw, manager Education Service Centre, e-mail t.a.e.overgaauw@tudelft.nl, telefoonnummer 06 41634979. Voor informatie over de wervingsprocedure kun je terecht bij het secretariaat van de Universiteitsdienst, e-mail: po.ud@tudelft.nl. Kijk voor meer informatie over de organisatie op www.tudelft.nl/over-tu-delft/werken-bij-tu-delft.

Wil je solliciteren? Stuur dan voor 15 juni 2020 een sollicitatiebrief met cv, gericht aan Mw. Thea Overgaauw naar po.ud@tudelft.nl, onder vermelding van vacaturenummer AT/UD/ESA/2020-27. Of stuur je sollicitatie op via het online sollicitatieformulier.

Een assessment en/of case opdracht kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Direct Solliciteren