Process Mining - wat is het en wat kun je er mee? | Six Sigma

Wat is Process Mining

En wat kun je er precies mee?

In de huidige tijd – waarin digitale technologieën elkaar in rap tempo opvolgen – is het soms lastig om nog wijs te worden uit alle terminologieën. Daar helpen we je dus graag bij. In dit artikel leggen we je uit wat Process Mining is en wat je er precies mee kunt.

Wat is process mining

Process Mining is in het kort de techniek om met behulp van event logs in applicaties processen te visualiseren en te analyseren. Het voordeel van Process Mining is dat het een objectief, op feiten gebaseerd hulpmiddel is om processen te analyseren en te verbeteren.

Process Mining simpel uitgelegd

Vrijwel ieder systeem dat wij gebruiken tijdens ons werk houdt event logs bij. Dit zijn korte rapporteren waar in staat wat er wanneer is gedaan in het systeem. En in veel gevallen ook nog door wie het gedaan is. Neem als voorbeeld een CRM systeem waar een collega net een nieuwe relatie heeft ingevoerd. Deze gegevens worden niet alleen als relatie opgeslagen, de actie van het aanmaken wordt separaat opgeslagen in een Event log. Je kunt het een beetje zien als een digitale vingerafdruk in het systeem. Zelfs wanneer de relatiegegevens worden verwijderd uit het CRM, blijft de vingerafdruk bestaan. Sterker nog, die wordt verdubbeld; want ook het verwijderen wordt in een event log opgeslagen.

Bij process mining worden deze event logs gebruikt om een proces te visualiseren. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van software. Deze software combineert duizenden event logs tegelijkertijd om zo inzichtelijk te maken hoe het proces er daadwerkelijk uit ziet. Het woord daadwerkelijk is hier bewust gekozen, want in veel gevallen ziet het gangbare proces er heel anders uit dan dat de medewerkers denken of dan hoe het er uit zou moeten zien.

Process mining, en dan?

Process mining is niet moeilijk (lees het kader “Klinkt moeilijk?” maar). Het is een hulpmiddel om snel en effectief, fact-based, data te verkrijgen over processen. Deze data gebruiken we bij verbeterprogramma’s om kansen voor optimalisatie te identificeren.

Vervolgens is het nog zaak om deze kansen ook daadwerkelijk te verzilveren. En daarvoor zijn legio mogelijkheden. Van hulpmiddelen die voortkomen uit de Lean of Lean Six Sigma filosofie en Agile / Scrum tools. In de huidige tijd zien we ook steeds vaker dat er gekeken wordt naar digitale oplossingen voor procesoptimalisatie.

Om organisaties te helpen bij het selecteren van de juiste digitale oplossingen voor procesoptimalisatie – en het daarna implementeren en adopteren – hebben wij bij UPD het Lean Digital Capabilities Model ontwikkeld. Tijdens de Lean Digital Essentials training gaan we uitgebreid in op het model en leren we de deelnemers hoe ze het toe kunnen passen.

Lees meer over Lean Digital Essentials

Werken aan een happy path

Met behulp van Process Mining worden de ‘olifantenpaadjes’ in het proces zichtbaar. Welke stappen worden er daadwerkelijk sequentieel uitgevoerd? Wanneer? En door wie? Deze olifantenpaadjes zijn niet altijd wenselijk, ze kunnen de efficiëntie van het process verstoren of de betrouwbaarheid van het proces in gevaar brengen. Tegelijkertijd zijn olifantenpaadjes enorm waardevol, want ze laten zien ‘hoe het werk, werkt’. En daar zitten misschien nog wel slimmigheidjes in verborgen om het proces te verbeteren en zo te werken aan een ideaal proces.

Dat ideale proces wordt binnen process mining het ‘happy path’ genoemd, of ‘happy flow’. Als alles in het proces gaat zoals het zou moeten gaan, gedaan wordt wanneer het gedaan moet worden en door de persoon die het zou moeten doen, zitten we op het happy path.

Door het huidige happy path te modelleren in de process mining software, wordt al heel snel duidelijk waar de afwijkingen zitten. Deze afwijkingen kunnen bijvoorbeeld zijn in termen van tijd, volgorde of resultaat.

Waar gebruik je process mining voor?

Process mining kan voor een aantal verschillende doeleinden ingezet worden. De meest gangbare doeleinden zijn:

  • Verhogen van de waarde voor de klant (Customer Journey): Met process mining kan de klantreis volledig in kaart gebracht worden. Organisaties kunnen deze gegevens gebruiken om te zien of de belofte naar de klant wordt waargemaakt of om de doorlooptijd te verkorten.
  • Continu verbeteren: Process mining geeft – veel sneller dan ‘traditionele’ analyses – een feitelijk inzicht in het verloop van een proces, waarmee knelpunten en verbeterpotentieel snel inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Vervolgens geeft process mining een continu beeld van het verloop van het proces, wat continue verbetering stimuleert en mogelijk maakt. Het gevolg zijn efficiëntere processen en lagere operationele kosten.
  • Compliance: Organisaties kunnen valideren dat het proces verloopt zoals het hoort te verlopen. Bijvoorbeeld om te voldoen aan wet- en regelgevingen.

Klinkt moeilijk?

Process mining valt voor velen onder de noemer ‘digitalisering’ en daar kijken veel organisaties tegenop. Veelal omdat ze denken dat digitalisering alleen kan door een volledige digitale transformatie, waarbij de hele bedrijfsvoering op de schop moet. In de praktijk is dat niet zo. Veel organisaties kunnen al een flinke slag slaan door hun basisprocessen op orde te brengen met behulp van digitale mogelijkheden zoals process mining.

Speciaal voor dergelijke organisaties hebben we een artikel geschreven waarin we een stappenplan geven om de basisprocessen op orde te brengen. Aan de hand van deze vijf stappen lukt het iedere organisatie om digitale hulpmiddelen in te zetten.

Naar het artikel >>

Wat heb je nodig?

Het mooie aan process mining is dat veel organisaties het belangrijkste al hebben: de data. De systemen slaan de event logs namelijk al op, het is enkel nog zaak om ze te gebruiken. Ze zitten dus eigenlijk al op een goudmijn, alleen ontginnen ze deze nog niet. Lees dit artikel om meer te weten te komen over die onontgonnen goudmijn.

Verder is er een software pakket nodig en wat mensen die verstand hebben van procesvisualisatie, analyse en optimalisatie. De software maakt namelijk het proces wel zichtbaar, maar analyseren en verbeteren van het process is echt mensenwerk.

Kortom, organisaties hebben niet veel nodig om te starten. Ze kunnen dus relatief eenvoudig en snel profiteren van de data die ze toch al hebben om het processen te verbeteren.

Meer weten?

Wil je meer weten over process mining? Of hoe jij het kunt toepassen? Neem dan even contact met ons op, we helpen je namelijk graag op weg. Je kunt ons bereiken via 020 – 345 3015 of via contact@upd.nl.