Wat is Lean?
Over het creëren van waarde en het elimineren van verspilling
Lean is een business strategie en vooral een manier van werken waarbij alles en iedereen in de organisatie zich richt op het creëren van toegevoegde waarde voor de klant in alle bedrijfsprocessen. Hierbij richt Lean zich op het identificeren van verspilling (alles wat geen waarde toevoegt voor de klant) en het systematisch verwijderen daarvan.
Door de klant centraal te stellen creëer je maximale toegevoegde waarde voor de klant tegen minimale inspanning. Hierdoor verbetert de kwaliteit, worden doorlooptijden verkort en verminderen de kosten. Dat heeft een positief effect op de zowel de klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en de winstgevendheid.
De herkomst van Lean
De basis van de Lean filosofie ligt bij Toyota. Werkplaatschef Taiichi Ohno bedacht dat alleen bedrijfsprocessen waar de klant voor wil betalen of processtappen waar een klant op wil wachten nuttig zijn. Alle overige activiteiten zijn verspilling, en dus overbodig (waste). Met dit denkbeeld legde hij de kiem voor het Toyota Production System.
Het Toyota Production System en de Toyota Way zijn de fundamenten van Lean. Het begrip Lean werd geïntroduceerd door de Amerikanen James P. Womack en Daniel Jones van het Massachusetts Institute of Technology, die de Toyota productiewijze bestudeerden en beschreven.
Lean implementeren in 5 stappen
Er zijn vijf fasen die doorlopen moeten worden om een Lean-organisatie te realiseren: Value (waarde), Value stream (proces), Flow, Pull, Perfection (streven naar perfectie).
Hoewel Lean goed toepasbaar is door de gestandaardiseerde aanpak, vereist het een volledige omschakeling die niet van de ene op de andere dag te maken is. Lean vergt een mentaliteitsverandering: alleen iets doen als de klant er om vraagt, en dat door het hele proces doorvoeren. Continu verbeteren, geen genoegen nemen met de status quo.
In de praktijk zien wij dat vooral het omschakelen van push naar pull en het creëren van flow een grote omschakeling is en specifieke vaardigheden en kennis vereist. Voor een goede flow moet de hele productieketen in balans zijn.
Traditioneel gezien zijn doorlooptijden in een proces vaak vrij lang, doordat processen stapsgewijs en soms inefficiënt verlopen. Dit belemmert organisaties om snel in te spelen op de veranderende behoeften van klanten, waardoor zij minder wendbaar zijn. Lange doorlooptijden kunnen ontstaan door verspillingen zoals wachttijden, overproductie, en inefficiëntie in communicatie of werkstromen.
Het verkorten van deze doorlooptijden door Lean-principes toe te passen, zoals het elimineren van verspillingen en het stroomlijnen van processen, verhoogt de flexibiliteit van een bedrijf aanzienlijk. Hierdoor kan een organisatie sneller reageren op de klantvraag, wat de concurrentiepositie versterkt.
Echter, een verkorting van de doorlooptijden binnen een bedrijf kan ook nieuwe uitdagingen opleveren, met name in de toeleveringsketen. Wanneer leveranciers niet dezelfde efficiëntie en flexibiliteit hebben, kan dit leiden tot knelpunten. Bedrijven moeten daarom vaak ook samenwerken met hun leveranciers om hen te betrekken in het verbeterproces, zodat de gehele keten soepeler functioneert en kan voldoen aan de nieuwe eisen van snelheid en wendbaarheid.
Is Lean Mean?
Lean and Mean is een zinsnede die vaak in de sport gebruikt wordt, vooral op het gebied van vechtsporten en bodybuilding. Ook in het kader van continu verbeteren zien we dat met enige regelmaat deze zinsnede gebruikt wordt. Dit komt voornamelijk doordat Lean nog wel eens gebruikt wordt als methode om te komen tot FTE besparing. Oftewel, organisaties gebruiken het gedachtegoed om met minder mensen, meer werk te verzetten. En de vrijgekomen FTE’s worden vervolgens weg bezuinigd. Maar dat is wat ons betreft niet waar Lean voor bedoeld is, Lean is namelijk niet Mean.
Lean gaat over efficiëntie, het creëren van waarde en het elimineren van verspilling in processen. Het doel is om meer te doen met minder middelen, zonder de kwaliteit of de behoeften van de klant uit het oog te verliezen. Het draait om continue verbetering, samenwerking en het optimaliseren van processen om meer klantwaarde te leveren. Lean is gericht op het verbeteren van het hele systeem, niet op het “snoeien” zonder reden.
Mean, in de context van management, kan impliceren dat er op een harde, misschien zelfs ongevoelige manier wordt bezuinigd of dat de nadruk ligt op korte-termijnkostenreductie zonder oog voor de lange-termijneffecten. Dit kan ten koste gaan van werknemers, klanttevredenheid en de kwaliteit van producten of diensten.
Lean streeft er juist naar om een duurzame, gezonde organisatie te creëren door slimmer te werken, verspilling tegen te gaan, en de samenwerking tussen afdelingen en teams te verbeteren. Het is een filosofie die menselijke betrokkenheid en waardecreatie vooropstelt, in plaats van een focus op alleen maar kostenbesparing of rigide efficiëntie.
Lean draait om het creëren van optimale waarde voor de klant. En om dat ze te kunnen doen moeten we zorgen dat we zo min mogelijk dingen doen die geen waarde toevoegen (verspilling). Verspilling is bij iedere organisatie aan de orde, de schatting is dat iedere organisatie ongeveer 30% van de tijd kan besparen door verspillingen te elimineren. Om de vrijgekomen tijd vervolgens weg te bezuinigen is een verspilling van talent en past dus niet bij het gedachtegoed van Lean. Het is veel effectiever om deze vrijgekomen tijd in te zetten op het creëren van toegevoegde waarde voor de klant. De vraag is dus niet hoe we zoveel mogelijk tijd kunnen besparen maar hoe we tijd (en daarmee FTE’s) zoveel mogelijk kunnen laten bijdragen aan het creëren van optimale waarde voor de klant.
Lean en Lean Six Sigma
Lean wordt tegenwoordig vaak in één adem genoemd met Six Sigma. De twee verbetermethoden kunnen prima samen toegepast worden, Six Sigma kan een Lean organisatie versterken. Lean (de slanke organisatie) is bedacht door logistiek managers en door wetenschappers op het gebied van operations management. Lean legt de focus op snelheid en het reduceren van verspilling. Six Sigma (de perfecte organisatie) richt zich vooral het meetbaar maken van de kwaliteit van bedrijfsprocessen.
Six Sigma is in de jaren 80 ontwikkeld door ingenieurs bij Motorola. Six Sigma legt zich vooral toe op reduceren van de variatie in productie- en bedrijfsprocessen. Hierdoor wordt de kans dat de producten in overeenstemming zijn met de verwachting van de klant, zo groot mogelijk. Six Sigma kan gekeken door de statistische bril de vinger op de zere plek leggen, de echte oorzaak van een probleem opsporen door een systematische werkwijze en door het slim en gericht gebruik te maken van data en statistische tools.
Bij beide methoden worden stapsgewijze verbeterprojecten uitgevoerd door multidisciplinaire teams, waardoor afdelingsoverschrijdend samenwerken wordt gestimuleerd. Een veel voorkomende valkuil, is dat bedrijven Lean en/of Six Sigma als een doel op zich gaan zien, terwijl het een middel is om het doel te bereiken.
In onze huidige omgeving zien we nog maar weinig organisaties die het ‘pure’ Six Sigma gedachtegoed inzetten. Veelal wordt de Lean Six Sigma methode ingezet. Deze methode heeft een mix van Lean en Six Sigma in zich. Wil je meer weten over Lean Six Sigma? Lees dan hier het artikel ‘Wat is Lean Six Sigma?‘.
En voor als je meer wilt weten over hoe de methodes van elkaar verschillen, lees dan hier over het verschil tussen Lean en Lean Six Sigma.
Zelf aan de slag?
Je kunt ook zelf leren om kwaliteit aantoonbaar te verbeteren en kosten te verlagen door één van onze Lean trainingen te volgen:
Vraag een vrijblijvend opleidingsadvies aan
Onze opleidingsadviseurs zitten klaar om je te helpen bij het vinden van de meest geschikte opleiding voor jouw doelstellingen. Je kunt eenvoudig contact opnemen via 020-345 3015. Liever gebeld worden? Laat dan je gegevens achter via onderstaand formulier en één van onze opleidingsadviseurs belt je terug.