Lean transformatie

De klant als uitgangspunt en de medewerker centraal

Bij een Lean transformatie wordt een organisatie dusdanig ingericht dat de klant het uitgangspunt is en de medewerker in de uitvoering centraal wordt gesteld. Het resultaat is een organisatie waar continu verbeteren en vernieuwen de standaard is en waar optimale waarde voor de klant gecreëerd wordt.

Lean wordt veelal geassocieerd met de wens van de klant – de Voice of the Customer – maar wat velen niet weten is dat de rol van de medewerker minstens net zo veel aandacht krijgt. Indien de Lean transformatie goed wordt uitgevoerd levert de combinatie tussen klant en medewerker een enorm concurrentievoordeel op.

Lean is niet mean

De aanleiding voor een Lean transformatie ligt voor veel organisaties bij tegenvallende financiële resultaten, waardoor de roep om efficiencyverbetering en kostenreductie steeds luider wordt. Een succesvolle Lean transformatie leidt tot hogere klanttevredenheid, waardoor de financiële resultaten verbeteren. Dit is echter een gevolg van de Lean transformatie en niet het doel op zich. Lean is namelijk niet de aanpak bij uitstek voor een stevige kostenreductie, Lean is niet mean.

Zoals in de introductie al is beschreven, richt Lean zich op de Voice of the Customer, gecombineerd met centraal stellen van de medewerkers. Een reorganisatie aan de hand van de Lean filosofie is dus eigenlijk een contradictio in terminis. Het klopt weliswaar dat verbeteringen binnen de organisatie leiden tot een hogere efficiency en het vrijspelen van mensen. Echter, organisaties die Lean volledig omarmen gebruiken het vrijgekomen menselijk potentieel om meer waarde toe te voegen voor de klant.

Top-down en bottom-up

Volgens de overlevering is de Titanic gezonken omdat de bemanning zich teveel richtten op het topje van de ijsberg en zich niet realiseerde wat er allemaal nog onderwater zat. Ondanks dat deze overlevering niet correct is, is het wel een mooie metafoor voor Lean transformaties. Professor Peter Hines – Director of the Lean Enterprise Research Centre – maakte deze ijsberg in 2008 al concreet.

Hines et al. 2008

De onderkant van de ijsberg (strategie, leiderschap en gedrag) wordt bij veel Lean transformaties onderbelicht. Organisaties focussen zich veelal op het zichtbare gedeelte, de tools en processen. Terwijl de transformatie pas echt succesvol is als alle onderwerpen evenredig belicht worden, hiervoor is een combinatie nodig tussen top-down en bottom-up.

De top-downaanpak richt zich dan met name op de focus op strategie, de implementatie daarvan en de ontwikkeling van het leiderschapsgedrag dat nodig is om de transformatie te ondersteunen. Het initiatief, de inspiratie en de daadwerkelijke verbeteringen komen juist vanaf de vloer, bottum-up. Hierdoor ontstaat een duidelijke synergie tussen beide benadering, waar het leiderschap de kaders uitzet en de werkvloer bepaalt ‘wat’ en ‘hoe’ ze invulling geven aan deze kaders.

Lean transformatie met UPD

In de afgelopen jaren hebben wij talloze bedrijven geholpen bij hun Lean transformatie. We hebben hiervoor een aanpak ontwikkeld die alle elementen van de hierboven genoemde ijsberg behandelen, een aanpak waar mens en methode hand in hand gaan. Ruwweg worden daarin 3 onderwerpen behandeld:

Strategie

Het principe van de Voice of the Customer is eenvoudig. De uitdaging ligt in het ontsluiten en concreet maken van de wensen van de klant. Hoe concreter de wens, hoe beter de organisatie daarop kan aansluiten. We zien in de praktijk dat veel organisaties toch geneigd zijn om een interne focus vast houden bij een Lean transformatie. Daarmee wordt de transformatie vanaf de start bemoeilijkt. We helpen organisatie bij het ontsluiten van de voice of the customer, het concreet en meetbaar maken hiervan en het vasthouden van deze klantfocus.

Vervolgens helpen we organisaties bij het omzetten van deze strategie naar concrete doelstellingen en projecten. Hiervoor gebruiken methodes als Policy Deployment en de X-Matrix. Hiermee worden strategische doelstellingen omgezet in concrete verbeterprojecten, inclusief de meetbare succesfactoren.

Proces

Aan de hand van de strategie helpen we de organisatie bij het inrichten van de processen op een manier dat ze bijdragen aan de strategie. Zo zorgen we dat operatie verbonden wordt aan de strategie van de organisatie. Hierbij komen onderwerpen als Business Process Management, procesoptimalisatie, programmamanagement en performance management aan de orde.

Cultuur, gedrag en leiderschap

Organisaties veranderen niet, mensen veranderen en daarmee de organisatie. Deze focus op mensen, de onderlinge relaties en hun gedrag zijn essentieel voor het succes van de Lean transformatie. We helpen organisaties hier onder andere bij door een lerende organisatie te creëren, het leiderschap te coachen en te begeleiden en de teamsamenwerking te optimaliseren.

Aanpak op maat

De verschillende onderwerpen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden, daarom spreken we ook over een integrale aanpak. Er is geen kant-en-klaar stappenplan voor een Lean Transformatie. De verschillende onderwerpen krijgen gelijktijdig aandacht en afhankelijk van de situatie van de organisatie passen wij onze aanpak aan om de transformatie zo succesvol mogelijk te maken. Wil je met ons sparren over onze aanpak en hoe we jouw organisatie kunnen helpen? Neem dan contact op via 020 – 345 3015, we vertellen er graag meer over.