Continu verbeteren: Wat is het? En waarom is het zo belangrijk?

Continu Verbeteren

Wat is het precies en waarom is het belangrijk?

Continu verbeteren, de naam zegt eigenlijk al wat het is. Bij alles wat je doet nadenken of het niet beter, slimmer of sneller kan. Als mens zijn we geneigd te denken dat we dat altijd al doen. Want, als iets niet lekker gaat gaan we vanzelf nadenken hoe het dan wel zou moeten. Maar als dingen op het oog wel goed lijken te gaan? Dan hoeven we er geen aandacht aan te geven, toch? In het gedachtegoed van Continu verbeteren is dat dus niet vanzelfsprekend.

Continu Verbeteren en waarom het belangrijk is

Continu verbeteren is de laatste jaren bijna een synoniem geworden voor Lean. Onder andere door het gebruik van de term Kaizen binnen de Lean Management. Toch is continu verbeteren niet hetzelfde als Lean. Het is een brede gedachtegoed waar methodes als Lean, Lean Six Sigma en Agile prima op aansluiten.

Het gedachtegoed van continu verbeteren

Allereerst moeten we bovenstaande alinea even verduidelijken. Continu verbeteren – in het Japans ‘Kaizen‘ genoemd – is één van de pijlers van Lean Management. En hoewel het een belangrijk onderdeel is van Lean, is het niet het enige onderdeel. De Lean filosofie gaat verder dan alleen continu verbeteren (al kan een creatieve geest veel onderdelen van Lean verbinden aan continu verbeteren). Lees hier meer over Lean en hoe continu verbeteren hier een belangrijke pijler in is.

Tegelijkertijd is het gedachtegoed van continu verbeteren breder dan de toepassing binnen Lean. Wanneer het gedachtegoed volledig wordt begrepen en doorgrond maakt het namelijk niet uit of Lean, Agile, Lean Six Sigma of een andere methode gebruikt wordt om dit te faciliteren. We kunnen voor continu verbeteren de volgende definitie hanteren:

Continu verbeteren is een voortdurende langetermijnaanpak om processen, producten en dienstverleningen te verbeteren om beter aan te sluiten op de klantbehoefte, een hogere klantwaarde te creëren of om verspillingen te elimineren.

Afhankelijk van het focusgebied, de achterliggende strategische doelstellingen en de huidige situatie van de organisatie kunnen verschillende methodes hierbij het juiste middel zijn.

Continu verbeteren doen we toch al van nature?

Zeker. We hebben als mens de neiging om dingen zo makkelijk mogelijk te maken voor onszelf. Dat is de reden dat we de afstandsbediening van de TV vaak op een vaste plek hebben liggen. We hebben namelijk geleerd dat als we dat niet doen, we regelmatig een flinke zoektocht moeten doen om deze vinden. En het vinden van dat juiste plekje is vaak nog wel een delicate opdracht gebleken. Op de leuning van de bank is goede plek, want dan is hij binnen handbereik. Maar dan valt de afstandsbediening regelmatig tussen de kussens van de bank. Niet handig dus. Op tafel is ook een goede plek, lekker dichtbij. Maar waar zet je dan het drinken? En zo hebben we allemaal voor onszelf de perfecte plek gevonden voor de afstandsbediening. Door continu te verbeteren.

Continu Verbeteren Afstandsbediening

If it ain’t broken, don’t fix it

Bovenstaand voorbeeld van continu verbeteren hebben we gedaan om het voor onszelf makkelijker te maken en omdat we er last van hadden als het misging. Dat misgaan is voor ons allemaal een trigger om dingen anders en beter te doen. En vanuit dat perspectief doen we inderdaad van nature al aan continu verbeteren. Maar wat als er op het oog niets mis gaat? Dan doen we er ook niets aan. Want waarom zou je iets repareren als het niet stuk is? En dat is binnen organisaties niet anders. Waarom zouden we het facturatieproces aanpassen als onze klanten gewoon de facturen betalen? Waarom zouden we ons product verbeteren als onze klanten nu al tevreden zijn? En waarom zouden we investeren in onze mensen als ze nu al goed werk leveren en betrokken zijn?

Het antwoord vanuit het continu verbeteren gedachtegoed is hierop duidelijk: Het feit dat het goed gaat, betekent niet dat het niet beter kan.

Belangrijke aspecten binnen het gedachtegoed

Continu verbeteren kan dus eigenlijk overal toegepast worden en door iedereen. Overal en door iedereen? Dat klinkt als een recept voor chaos. Om dat te voorkomen kennen we binnen het gedachtegoed 5 basisprincipes:

  • Werken in kleine stapjes: Verbeteringen worden uitgevoerd in kleine stapjes die binnen een relatief korte tijd uitgevoerd kunnen worden.
  • Input van iedereen: Ongeacht wie een verbetering gaat implementeren, iedereen binnen de organisatie is in staat om input te leveren op mogelijke verbeteringen.
  • Ruimte voor eigenaarschap: Het eigenaarschap voor verbetering ligt bij de medewerkers, niet bij het management. De medewerkers worden in staat gesteld om zelfstandig en naar eigen inzicht en kunnen verbeteringen te implementeren.
  • Communicatie: De noodzaak tot verandering en verbetering wordt duidelijk gecommuniceerd. Dit levert de nodige buy-in op en zorgt ervoor dat iedereen weet wat speelt.
  • Analyse: Verbeteringen worden geanalyseerd om te zien om het gewenste effect gerealiseerd wordt.

Veelgebruikte frameworks

Zoals we eerder al beschreven wordt Lean veelvuldig gekoppeld aan continu verbeteren. Dat is logisch gezien de verbinding met de pijlers van Lean, maar ook omdat veel van de tools en frameworks binnen Lean uitstekend geschikt zijn om continu verbeteren te versterken binnen de organisatie. De volgende frameworks en hulpmiddelen worden regelmatig ingezet wanneer organisaties werken aan continue verbetering:

Aan de slag met Continu Verbeteren

We schreven het al eerder; iedereen kan aan de slag met continu verbeteren. Toch is het handig om dit gestructureerd te doen, bijvoorbeeld aan de hand van beproefde methodes. Je kunt dit doen door bijvoorbeeld een Lean training of Lean Six Sigma training te volgen. Tijdens een dergelijke training krijg je de kennis van de desbetreffende methode en direct de vaardigheden en competenties om dit in de praktijk te brengen.

Hulp nodig?

Heb je hulp nodig bij het invoeren van continu verbeteren? Of bij het selecteren van de best passende verbetermethode? Wij helpen je graag op weg. Neem contact op met één van onze collega’s via 020 – 345 3015 of contact@upd.nl.