Continu Verbeteren
Wat is het precies en waarom is het belangrijk?
Continu verbeteren, de naam zegt eigenlijk al wat het is; bij alles wat je doet nadenken of het niet beter, slimmer of sneller kan. Als mens zijn we geneigd te denken dat we dat altijd al doen. Want, als iets niet lekker gaat dan gaan we van nature vanzelf nadenken hoe het dan wél zou moeten. Maar wat nu als alles – op het oog – goed lijkt te gaan? Dan hoeven we er geen aandacht aan te geven, toch? In het gedachtegoed van Continu verbeteren is dat dus niet vanzelfsprekend.
Continu verbeteren is de laatste jaren bijna een synoniem geworden voor Lean. Onder andere door het gebruik van de term Kaizen binnen de Lean Management-filosofie. Toch is continu verbeteren niet hetzelfde als Lean. Het is een breed gedachtegoed waar verbetermethodieken als Lean, Lean Six Sigma en Agile prima op aansluiten.
Het gedachtegoed van continu verbeteren
Allereerst moeten we bovenstaande alinea even verduidelijken. Continu verbeteren – in het Japans ‘Kaizen‘ genoemd – is één van de pijlers van Lean Management. En hoewel het een belangrijk onderdeel is van Lean, is het niet het enige onderdeel. De Lean filosofie gaat verder dan alleen continu verbeteren (al kan een creatieve geest veel onderdelen van Lean verbinden aan continu verbeteren). Lees hier meer over Lean en hoe continu verbeteren hier een belangrijke pijler in is.
Tegelijkertijd is het gedachtegoed van continu verbeteren breder dan de toepassing binnen Lean. Wanneer het gedachtegoed volledig wordt begrepen en doorgrond maakt het namelijk niet uit of Lean, Agile, Lean Six Sigma of een andere methode gebruikt wordt om dit te faciliteren. We kunnen voor continu verbeteren de volgende definitie hanteren:
Continu verbeteren is een voortdurende langetermijnaanpak om processen, producten en dienstverleningen te verbeteren om beter aan te sluiten op de klantbehoefte, een hogere klantwaarde te creëren en/of om verspillingen te elimineren.
Afhankelijk van het focusgebied, de achterliggende strategische doelstellingen en de huidige situatie van de organisatie kunnen verschillende methodes hierbij het juiste middel zijn.
Continu verbeteren doen we toch al van nature?
Zeker. We hebben als mens de neiging om dingen zo makkelijk mogelijk te maken voor onszelf. Dat is de reden dat we de afstandsbediening van de TV vaak op een vaste plek hebben liggen. We hebben namelijk geleerd dat als we dat niet doen, we regelmatig een flinke zoektocht moeten doen om deze te vinden. En het vinden van dat juiste plekje is vaak nog wel een delicate opdracht gebleken. Op de leuning van de bank is een goede plek, want dan is hij binnen handbereik. Maar dan valt de afstandsbediening regelmatig tussen de kussens van de bank. Niet handig dus. Op tafel is ook een goede plek, lekker dichtbij. Maar waar zet je dan het drinken? En zo hebben we allemaal voor onszelf de perfecte plek gevonden voor de afstandsbediening. Door continu te verbeteren.
If it ain’t broken, don’t fix it
Bovenstaand voorbeeld van continu verbeteren hebben we gedaan om het voor onszelf makkelijker te maken en omdat we er last van hadden wanneer het mis ging. Dat misgaan is voor ons allemaal een trigger om dingen anders en beter te doen. En vanuit dat perspectief doen we inderdaad van nature al aan continu verbeteren. Maar wat als er op het oog niets mis gaat? Dan doen we er ook niets aan. Want waarom zou je iets repareren als het niet stuk is? En dat is binnen organisaties niet anders. Waarom zouden we het facturatieproces aanpassen als onze klanten gewoon de facturen betalen? Waarom zouden we ons product verbeteren als onze klanten nu al tevreden zijn? En waarom zouden we investeren in onze mensen als ze nu al goed werk leveren en betrokken zijn?
Het antwoord vanuit het continu verbeteren gedachtegoed is hierop duidelijk: Het feit dat het goed gaat, betekent niet dat het niet beter kan.
Belangrijke aspecten binnen het gedachtegoed
Continu verbeteren kan dus eigenlijk overal en door iedereen toegepast worden. Dat klinkt misschien als een recept voor chaos; overal en door iedereen. Omdat te voorkomen zijn er binnen dit gedachtegoed 5 basisprincipes gedefinieerd;
- Werken in kleine stapjes: Verbeteringen worden uitgevoerd in kleine stapjes die binnen een relatief korte tijd uitgevoerd kunnen worden.
- Input van iedereen: Ongeacht wie een verbetering gaat implementeren, iedereen binnen de organisatie is in staat om input te leveren op mogelijke verbeteringen.
- Ruimte voor eigenaarschap: Het eigenaarschap voor verbetering ligt bij de medewerkers, niet bij het management. De medewerkers worden in staat gesteld om zelfstandig en naar eigen inzicht en kunnen verbeteringen te implementeren.
- Communicatie: De noodzaak tot verandering en verbetering wordt duidelijk gecommuniceerd. Dit levert de nodige buy-in op en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er speelt.
- Analyse: Verbeteringen worden geanalyseerd om te zien om het gewenste effect gerealiseerd wordt.
Veelgebruikte frameworks
Zoals eerder beschreven wordt Lean veelvuldig gekoppeld aan continu verbeteren. Kijkend naar de pijlers van Lean is dat niet vreemd. Dat komt met name doordat veel van de tools binnen Lean bij uitstek geschikt zijn om de continu verbeter-cultuur te stimuleren binnen de organisatie. Enkele frameworks en hulpmiddelen die regelmatig worden ingezet wanneer organisaties werken aan continue verbetering:
- PDCA-cyclus (vanuit het Lean-gedachtegoed);
- DMAIC (vanuit Lean Six Sigma);
- 5s (vanuit Lean Manufacturing);
- Value Stream Mapping (vanuit Lean);
- Flowchart;
- Process Mapping.
Aan de slag met Continu Verbeteren
We schreven het al eerder; iedereen kan aan de slag met continu verbeteren. Toch is het handig om dit gestructureerd te doen, bijvoorbeeld aan de hand van beproefde methodes. Je kunt dit doen door bijvoorbeeld een Lean training of Lean Six Sigma training te volgen. Tijdens een dergelijke training krijg je de kennis van de betreffende methode en direct de vaardigheden en competenties om de materie in de praktijk te brengen.
Voor organisaties
Onze wereld verandert sneller dan ooit tevoren. Organisaties hebben onder andere te maken met uitdagingen die voortkomen uit de snelle technologische ontwikkelingen, toenemende krapte op de arbeidsmarkt, continue verandering van de klantvraag, schaarste van grondstoffen en de energietransitie. Een cultuur waarin continu verbeteren de manier van werken is, helpt organisaties om beter in te spelen op die snel veranderende en complexe wereld.
Bij UPD begeleiden we organisaties bij de transformatie naar een continu verbetercultuur, zowel binnen een afdeling als binnen de gehele organisatie. Hiervoor hebben we een model ontwikkeld dat gericht is op de vier onderling samenhangende elementen die leiden tot een succesvolle transformatie. Door het model te verbinden aan de doelstellingen van de afdeling of organisatie, ontwikkelen we een op maat gemaakte aanpak waarmee de transformatie en prestatieverbetering gerealiseerd wordt.
