In één keer goed leveren met Lean en BPM

Maak van de droom realiteit

Organisaties zien zich in toenemende mate voor de uitdaging geplaatst forse kostenbesparingen door te voeren, terwijl de markt vraagt om korte doorlooptijden, flexibiliteit en kwaliteit tegen een aanvaardbare prijs.

Dit vormt een enorme uitdaging voor veel organisaties. De medewerkers hebben tussen de normale werkzaamheden door namelijk maar weinig tijd om veranderingen door te voeren. Bovendien is de complexiteit van organisaties, producten en diensten toegenomen waardoor procesverbeteringen een integrale en gestructureerde aanpak behoeven.

Hoe kun je consequent in één keer een goede levering aan de klant realiseren tegen aanvaardbare kosten en inspanning? Hoe borg je de input van medewerkers bij het doorvoeren van procesveranderingen?

Wat is Business Process Management

Business Process Management (BPM) is een effectieve methode om te borgen dat processen efficiënt en effectief zijn. Door een integrale kijk op de processen binnen de organisatie wordt niet alleen het rendement van een process verhoogd, maar ook de impact die het proces heeft op de mensen en organisatie als geheel. Door de focus op de efficiëntie en effectiviteit van het process heeft BPM een nauwe verwantschap met Lean. De integrale benadering van Business Process Management is verbonden aan de theorie van systeemdenken.

Een veelvoorkomende misvatting over BPM is dat het een technologische oplossing is. Er is weliswaar specialistische BPM-software beschikbaar, echter deze leunen sterk op het begrip van de methodologie. Net als bij hulpmiddelen als een A3 bij Lean of statistiek bij Lean Six Sigma is deze software geen losstaand wondermiddel.

Laat de stem van de klant de leidraad zijn

Lean en Business Process Management (BPM) combineren een gestructureerde verbetermethode, gericht op de behoefte van de klant om zo kwaliteit in processen te borgen en verspilling te reduceren. Hierbij wordt gezorgd dat de Voice of the Customer doorklinkt in de processen en alle procesverbeterinitiatieven die ondernomen worden. Waardoor er daadwerkelijk waarde toegevoegd wordt in de ogen van de klant. Deze veranderingen worden samen met alle collega’s op alle niveaus doorgevoerd, zodat veranderingen gedragen worden en daadwerkelijk blijvend resultaat tot gevolg zullen hebben. Op deze wijze is de organisatie in staat in één keer goed haar diensten te leveren aan de klant, tegen een aanvaardbare prijs met korte doorlooptijden. De organisatie is tevens in staat sneller in te springen op de veranderende omgeving waarin zij acteren.

Praktische aanpak

Lean BPM geeft praktische handvatten, aan de hand van het Lean BPM Referentiemodel. Stapsgewijs volg je de denkstappen die in elk verbetertraject aan de orde komen bij respectievelijk het inrichten van nieuwe processen (DMADV) of het verbeteren van bestaande processen (DMAIC). Met het Lean BPM Referentiemodel stuur je op processen, die jij en collega’s elk vanuit hun eigen rollen in staat stellen om snel en efficiënt procesverbeteringen te onderkennen en door te voeren in de organisatie. Zo ben je in staat processen continu beter te laten presteren en daarmee de (concurrentie) positie van de organisatie te verbeteren.

Lean en Business Process Management

Lean en Business Process Management zijn nauw verbonden. Beide hebben eigenschappen die ook nadrukkelijk aanwezig zijn in de andere filosofie. Onderstaande statements komen uit de BPM theorie, maar de Lean kenners zullen stellen dat dit niet afwijkt van het Lean gedachtegoed:

  • Richt je op gewenste uitkomst van het process, niet op de taken binnen het proces. Hiermee wordt de focus vastgehouden.
  • Verbeter process voordat deze geautomatiseerd worden. Wanneer deze stap wordt overslagen is het enige resultaat dat rotzooi sneller wordt afgehandeld. (Lees ook over Garbage in = garbage out bij RPA)
  • Zorg voor continue verbetering en niet voor eenmalige optimalisaties.
  • Verbeter het bestaande en focus je niet per definitie op het ontwikkelen van een nieuw proces.

Buiten de overeenkomsten zijn er natuurlijk ook een aantal verschillen. Zo heeft BPM voornamelijk een methodische oorsprong, waarbij Lean meer een compleet gedachtegoed is. BPM heeft een sterke nadruk op processen, waar Lean een duidelijke nadruk heeft op mensen. En juist in deze 2 voorbeelden schuilt de kracht van de combinatie. Door een integrale aanpak van Lean en BPM te hanteren wordt er nadruk gelegd om mensen én processen. En wanneer we een organisatie goed beschouwen, is het niet veel anders dan een combinatie van mensen en processen. We kunnen dus veilig stellen dat Lean BPM de gehele organisatie omvat.

Meer weten over Business Process Management en/of Lean?

Wij vertellen er graag meer over. Neem contact met ons op via 020 – 345 3015 of info@sixsigma.nl