Wat is een Obeya?

Wat is een Obeya en hoe draagt deze bij aan continu verbeteren?

Obeya is een Japanse term die staat voor “grote kamer”. In het bedrijfsleven is het een ruimte waar het management en de medewerkers van verschillende afdelingen samenkomen om te werken aan specifieke doelen. In een Obeya worden alle prestatie-indicatoren, gegevens en andere belangrijke informatie van de organisatie op een gestructureerde en visuele manier gepresenteerd. Traditioneel gebeurt dit in een fysieke ruimte. Tegenwoordig zien we steeds vaker dat een Obeya in een virtuele omgeving wordt ingericht.

Een Obeya kamer of bord helpt om prestaties te verbeteren, communicatie te versterken en besluitvorming te bevorderen: een belangrijke bijdrage aan de transformatie naar een continu verbetercultuur. Inmiddels is de Obeya dan ook een bekende term binnen Lean Management, maar de toepassing van de methodiek is toepasbaar voor iedere organisatie. Wil je meer weten over hoe je dit effectief kunt toepassen? Bekijk dan de Obeya Fundamentals E-learning van UPD om meer te leren over de basisprincipes en toepassingen.

Hoe is de Obeya ontstaan?

De Obeya is ontwikkeld bij Toyota, waar men dacht dat het effectief en efficiënt zou zijn om een speciale ruimte in te richten waar alle benodigde informatie voor goede besluitvorming duidelijk zichtbaar aanwezig was. Dat bleek te werken: teams konden direct goede beslissingen nemen voor het ontwikkelen van auto’s.

Wat zijn de voordelen van een Obeya?

Het werken met een Obeya room biedt verschillende voordelen, waaronder:

• Betere communicatie: alle teamleden hebben toegang tot dezelfde informatie, wat zorgt voor transparantie en een gedeeld begrip.
• Snellere besluitvorming: omdat alle gegevens centraal beschikbaar zijn, kunnen beslissingen sneller worden genomen.
• Verhoogde samenwerking: de visuele weergave van doelen, prestaties en actiepunten stimuleert teams om samen te werken en verantwoordelijkheid te delen.
• Verhoogde betrokkenheid: de ruimte en beschikbare informatie zorgt ervoor dat alle medewerkers begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan de prestaties van de organisatie.
• Verbeterde probleemoplossing en productiviteit: problemen worden sneller herkend en kunnen meteen worden aangepakt, wat leidt tot continue verbetering.

Hoe ziet een sessie in de Obeya eruit?

We weten nu wat een Obeya is. Maar hoe ziet een Obeya-sessie er dan uit? Deze begint meestal met het definiëren van het doel van de bijeenkomst en het bepalen van de belangrijkste indicatoren van succes. Daarna wordt relevante informatie verzameld en gepresenteerd in de Obeya-ruimte. Deze informatie kan worden weergegeven op grafieken, diagrammen of andere visuele hulpmiddelen.

Tijdens de sessie wordt er gezamenlijk geanalyseerd en gediscussieerd over de prestaties, uitdagingen en oplossingen. Dit helpt om een gedeeld begrip van de situatie te creëren en de verschillende perspectieven van de betrokken afdelingen te begrijpen. Door deze gezamenlijke analyse en discussie worden er vaak nieuwe inzichten opgedaan en ontstaan er nieuwe oplossingsrichtingen.

Na de sessie worden er acties bepaald en toegewezen aan de betrokken afdelingen. De voortgang wordt vervolgens gevolgd in toekomstige sessies. Dit zorgt voor een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de verbetering van de organisatie.

Voor welke organisaties is de Obeya-methode geschikt?

De Obeya-methode is geschikt voor allerlei organisaties, van productiebedrijven tot dienstverlenende sectoren tot overheidsinstellingen. Het is vooral effectief in organisaties die streven naar continue verbetering, snelle besluitvorming en teamgebaseerde samenwerking. De methode kan worden toegepast op elk niveau, van operationele teams tot strategisch management, afhankelijk van de behoeften van de organisatie.

Starten met Obeya: hoe pak je dat aan?

Om Obeya succesvol te implementeren in jouw organisatie, is een plan essentieel. Begin met het inrichten van de fysieke of digitale Obeya en zorg dat de betrokken teamleden bekend zijn met de principes van Obeya. Stel vervolgens duidelijke doelen en KPI’s: wat wil je bereiken, en hoe ga je de voortgang meten? Gebruik tijdens de sessies de visuele managementtools om de voortgang te monitoren en problemen te identificeren. Vergeet niet om de aanpak aan te passen op basis van feedback en veranderende omstandigheden. Meer weten over het opzetten van Obeya binnen de organisatie? Volg ons handige stappenplan om in 7 stappen tot een goede Obeya te komen.

Meer weten?

Wil je meer weten over wat een Obeya kamer is, of zelf een Obeya-training volgen? Bekijk dan de Obeya Fundamentals E-learning of neem contact met ons op via 020 – 345 3015 of contact@upd.nl.