Door de filosofieën van Lean en Agile in elkaar te schuiven krijg je passie, plezier en prestaties

Door: Bram van Rijssel en Sarco Bosschaart, consultants UNC Plus Delta

Waarom worden Lean en Agile nog steeds als twee verschillende aanpakken gezien? Vaak wordt gedacht dat vernieuwen en verbeteren niet samen kunnen gaan. Bedrijven hebben van de specifieke aanpak van Lean gehoord en bellen ons voor hulp bij de implementatie en om kennis in te brengen. Mensen onderschatten echter dat het om een hele andere manier van werken gaat.

De kern van de twee aanpakken is dat ze appelleren aan de cultuur van organisaties en dat ze bottom-up worden uitgevoerd. 80% cultuur en verandermanagement, 20% tools. Innovatie zou een cyclus moeten zijn die pendelt tussen vernieuwende ideeën en verbetering van de bestaande infrastructuur. Agile heeft allerlei principes en hulpmiddelen om succesvol te vernieuwen, terwijl Lean een gereedschapskist heeft om te verbeteren. Juist die tools en methoden zijn aanvullend aan elkaar en kan je goed samen inzetten.

“Met Agile krijg je push van veel ideeën die je door Lean in een flow kan zetten”

Nasty

Lean en Agile lijken opeens naast elkaar te staan. Dat komt door de recessie. We moesten slanker worden. Lean ging men inzetten om te overleven met het huidige product en de bestaande organisatie. Lean heeft daardoor een nasty bijsmaak gekregen. In de huidige samenleving gaat het weer beter. Men beseft steeds meer dat het verbeteren van bestaande producten en diensten eigenlijk ook stilstand is. Veel start-ups kenmerken zich door vernieuwing en een Agile manier van werken. Agile is beter in staat om een behoefte die we nog niet kennen te activeren, omdat je meer vanuit ideeën aan de slag gaat. Het voorbeeld van latent en onbekend is natuurlijk de uitvinding van de auto. Had Henri Ford aan klanten gevraagd wat ze wilden, dan hadden ze geantwoord: een sneller paard. Maar toen Ford de auto uitvond, zag de klant dat ze met een factor tien beter uitkwamen. En dat hun paard ’s nachts niet meer hoeft uit te rusten.

Geur van de werkvloer

Beide aanpakken hebben hetzelfde basisprincipe: wat is de waarde voor de klant en wat heeft hij nu echt nodig? Wie is je klant, wie wordt er blij? Value, value, value! Beide aanpakken gaan eerst kijken hoe je werkt en komen niet met een blauwdruk om je organisatie te transformeren. Dus niet projectmatig rechtuit, maar kort cyclische sprints. Eerst naar de werkvloer (Gemba) om zelf te kijken hoe het werk écht verloopt en om te horen van de mensen die het werk doen hoe het beter kan. Wat is ‘the smell of the place’? Calcutta in de zomer: smog, 50 graden? Of Fontainebleau Parijs: een verfrissend bos met schaduw en open plekken? Dan kom je in de cultuur van de mensen. De huidige managementstijlen zijn bijna altijd het obstakel om de transformatie succesvol te maken. Je kunt van je mensen geen andere manier van werken vragen als je ze niet op een andere manier aanstuurt. Het wordt anders nooit je eigen ding, je natuurlijke stijl. Bij beide aanpakken komt de manier van werken veel meer uit jezelf, waardoor passie en plezier naar boven komen. Passie en plezier creëren prestaties!

“De tools en methoden zijn aanvullend aan elkaar”

Kort-cyclisch

Rond de eeuwwisseling constateerde men dat de oude manier van ontwikkelen in de IT te veel stappen bevatte en te lang duurde. Na een half jaar blijkt de uitwerking niet meer te passen bij de dan gewenste oplossing. Op een berg in Utah zijn mensen bij elkaar gekomen om te filosoferen over wat nu de beste aanpak is. Daar kwamen ze niet uit, maar ze hebben wel principes bedacht. Interactie van mensen gaat voor processen en technieken. Niet de paarse krokodil, maar eerst verbinding. En kort-cyclische ontwikkelprojecten werken. Kort-cyclisch betekent dat je beter kunt anticiperen, want je doet het niet in een keer goed. Je hebt in hele korte termijnen vaak resultaat en dat draagt bij aan je eigen plezier en de klanttevredenheid. Uit deze principes is Agile ontstaan. Lean verbetert bestaande zaken ook in kleine stapjes en Toyota bewijst hoe vernieuwend Lean kan zijn! De eerste succesvolle hybride auto (Prius) is al in 1997 uitgevonden.

Meer pull in innovatie door Lean

Met Agile heb je teams en die zijn allemaal bezig met onderdelen van het eindproduct. Hoe zorg je er nu voor dat het complete eindproduct in zijn geheel en op tijd wordt opgeleverd? Dat is de moeilijkheid van de aanpak. De enthousiast gestarte nieuwe werkwijze verzandt al snel in ouderwetse stroperigheid! Hier ligt de grote verbinding tussen Lean en Agile. Na een paar maanden ervaren kun je via Lean analyseren hoe het werkproces is ingericht, opdat je flow krijgt in de organisatie en er een gezamenlijk begrip van het eindproduct ontstaat. Je komt er dan ook achter dat je overal in het proces work in progress hebt. Dat geeft push in de organisatie, maar Lean wil juist pull. Met Value Stream Mapping (VSM) visualiseer je de werkstroom in de organisatie, waardoor je meer pull kan krijgen. Je ziet dat beide aanpakken elkaar op belangrijke punten kunnen aanvullen. Dat doen we nu steeds meer in de teams.

Agile en Lean in dienstverleningsprocessen

Ook in de dienstverlening is men bezig met het inrichten van zelfsturende teams volgens de Agile filosofie. De kracht van Agile is om de organisatie in kleine zelfstandige teams op te delen, die autonoom (deel) producten opleveren waardoor een wendbare en gezonde organisatie ontstaat. Wanneer een afgebakend proces volledig wordt overgenomen door een team gaat dat prima, maar wat gebeurt er als een complete productieketen of een dienstverleningsproces bij verschillende teams wordt ingericht? Na een periode blijkt vaak dat de teams heel hard werken, maar niet altijd meer 100% effectief zijn. De lange termijn ideeën van de klanten stapelen zich op en worden door de teams steeds later opgepakt. Ook hier verzanden we weer in een ouderwets vastgelopen proces. Dat komt omdat de product backlog (korte termijn voorraad) overloopt en vol staat met werkzaamheden voor het komende half jaar. Er is geen ruimte meer voor nieuwe ideeën, terwijl het daar juist om begonnen was. Het productieproces stagneert, de teams werken heel hard om de belangrijkste wensen uit de korte termijn voorraad op te leveren, maar hierdoor verschuiven de allernieuwste ideeën uit de markt naar de achtergrond.

Om dit te voorkomen is Lean keihard nodig voor het (her-)introduceren van het ketendenken! Door de VSM aanpak krijgt de organisatie weer de hele keten in zicht en ziet men waar de knelpunten in het proces zitten. Met Lean wordt een flow gecreëerd van de belangrijkste ideeën, het distribueren van de ideeën naar de werkvloer tot en met het leveren van de producten aan de klant. De one piece flow gedachte. Daardoor is de organisatie altijd in staat om het belangrijkste product op te leveren waar de klant op dat moment op zit te wachten om bijvoorbeeld de concurrentie een stap voor te kunnen zijn.

Productiemedewerkers in positie

Als je de traditionele development-wereld analyseert, dan constateer je dat er heel veel overprocessing is: klantspecificatie ophalen, architectuur maken, architectuur in een ontwerp zetten. Pas daarna begint men met bouwen. Met Agile en Lean gaan we meteen bouwen. De hardcore-architect is dan niet meer de koning van het product, maar moet zich schikken als een van de teamleden. De echte productiemedewerkers worden optimaal in positie gezet. En dat zie je ook in de werkomgeving. Minder stropdassen, meer spijkerbroeken. De kracht van de werkvloer wordt optimaal gebruikt. De klant wordt blij en de werknemer wordt blij. Dat komt ook doordat de klant en de werknemer naast elkaar staan, waardoor de waardering zonder allerlei schakels aan elkaar wordt overgedragen.

Passie en plezier

De maatschappij is weer een stukje verder en sectoren vernieuwen in hoog tempo. Bij de grootste webwinkels is het nu stelregel dat je vandaag je product krijgt en niet morgen. Bij een van die webwinkels zagen ze dat de klant voor oudjaar vuurwerk wilde, maar vervolgens bleek dat de keten dat niet kon leveren! Daar had je Lean voor in kunnen zetten. Het betekent dat de verschillende filosofieën in elkaar geschoven worden. Het gaat er om dat je passie, plezier en prestaties hebt, maar hoe je dat doet maakt niet uit. Je komt er niet alleen met verbeteren van het bestaande én je komt er niet alleen door vernieuwende producten, je moet beide doen. En daar willen wij graag bij ondersteunen!


Over de auteurs

Dit artikel is geschreven door Sarco Bosschaart en Bram van Rijssel, consultants bij UNC Plus Delta.

Sarco Bosschaart is als Black Belt Lean & Lean Six Sigma verbonden aan UNC Plus Delta. Sarco beschikt over brede ervaring in de financiële sector, productie en telecom. Door zijn ervaring is hij in staat om de Lean & Lean Six Sigma theorie inzichtelijk en toepasbaar te maken voor iedere organisatie. Sarco is gespecialiseerd in het opstellen van risicoanalyses, het begeleiden van verandertrajecten en procesmanagement.

Bram van Rijssel is als Implementation Consultant en Lean Six Sigma Black Belt actief bij UNC Plus Delta en heeft ruime ervaring in het combineren van Lean Six Sigma met Agile. Hij is gespecialiseerd in het uitvoeren van impact analyses, proces verbeteringen & redesign en coaching in zowel Lean als Agile. In de afgelopen 15 jaar heeft hij uitgebreide ervaring opgedaan in verschillende branches als Telecom, Banken, Industrie en Retail.

Verder lezen?


Agile Werken

Scrum is onderdeel van de Agile filosofie. Ervoor zorgen dat personen, teams, afdelingen en organisaties wendbaar zijn en zich continu kunnen aanpassen als de situatie daar om vraagt, dat is de essentie van Agile werken.

Meer weten over Agile werken? U leest het hier.


Agile en Scrum

Scrum is een Agile methodiek. Bij Scrum werken teams in een korte sprints. Al het werk wordt binnen vier weken gedaan. Wanneer het team een project oppakt, betrekt het ieder teamlid bij de planning, de taakverdeling en het signaleren van knelpunten.

Lees hier meer over Scrum.


Ga zelf Scrummen!

Scrum wordt in steeds meer organisaties omarmd en dat is niet zo gek want volgens de grondlegger van Scrum kunnen bedrijven tweemaal zoveel doen in de helft van de tijd met behulp van Scrum.

Zelf aan de slag met Scrum? In dit artikel leest u wat daar voor nodig is.


Voeg Scrum toe aan uw gereedschapskist!

Door de synergie tussen methodes als Agile, Lean en Scrum zijn wij van mening dat iedere verbeterprofessional de tools van beide methodes in zijn of haar gereedschapskoffer moet hebben.

Wij geloven dat dit bijdraagt aan het bereiken van een hoge graad van wendbaarheid en slagvaardigheid. Hiervoor hebben wij de Lean, Agile & Scrum Fundamentals training ontwikkeld.


Six Sigma
Menu