‘Lean’ onderwijs: verbeteren aan het bord

‘Maak het klein en houd het praktisch’

Lean Onderwijs

Een verblijf in het Medisch Spectrum Twente (MST), in april, zet Bert Imminga aan het denken. Als kwaliteitsmedewerker bij de dienst Onderwijs & Kwaliteitszorg (O&K) bij ROC van Twente, kent hij projecten als MBObeter en LeerKRACHT die de kwaliteit van het onderwijs willen versterken. Vooral door de verantwoordelijkheid in de teams te leggen. Het MST wil ‘lean’ werken en baseert zich deels op dezelfde uitgangspunten. ‘Ik heb aan den lijve ervaren wat dat betekent. Als patiënt krijg je daar veel aandacht. Dat geeft je vertrouwen.’

Als wandelend patiënt zag Bert het Verbeterbord van de afdeling. ‘Dat heeft een belangrijke plaats in MBObeter en LeerKRACHT. Je staat als team wekelijks een kwartier bij dat bord en bespreekt wat je tegenkomt. Wat gaat goed, wat kan beter? Je besluit vervolgens samen welke concrete verbeteracties nodig zijn en gaat aan de slag. Dan is het team eigenaar van de kwaliteitsverbetering. Het neemt zelf regie en verantwoordelijkheid.’

Hij was er altijd al enthousiast over. ‘Nu komt daar iets bij: ik heb ondervonden dat het werkt. De verpleging had tijd en aandacht voor me. Dat gaf mij vertrouwen. Daarom moest ik aan onze studenten denken, die we immers ook tijd en aandacht willen geven. Zo’n Verbeterbord helpt daarbij. Als dienst O&K gaan we er zelf mee werken.’

Lean Six Sigma

Het Verbeterbord is ontleend aan Lean. Deze oorspronkelijk door Toyota ontwikkelde manier van werken focust op waarde voor de klant. Trajecten als MBObeter en LeerKRACHT vertalen een deel van die filosofie naar het onderwijs. Het accent ligt dan op ‘lean’, zeg maar de voorkoming van verspilling van materiaal, tijd en energie. Tijdens korte bijeenkomsten aan het Verbeterbord benoemen teamleden knelpunten en zoeken ze oplossingen. Altijd in de vorm van helder geformuleerde doelen. Smileys in de kleuren groen, oranje en rood markeren de voortgang. Het motto van LeerKRACHT is veelzeggend: ‘Elke dag samen een beetje beter.’

Bert: ‘Alle Colleges en teams kunnen zo’n traject te volgen, vaak met hulp van deskundigen van het bureau UNC Plus Delta. Nog niet iedereen maakt daarvan gebruik, dus breng ik het graag onder de aandacht.’ Het beroepenveld gaat er bovendien om vragen, is zijn overtuiging.

Werkgevers

Ben Bruggink, docent verpleegkunde (Hengelo) heeft dat laatste al meegemaakt. ‘De Werkgeversvereniging Zorg & Welzijn Oost-Nederland (WGV) heeft het MBO College voor Gezondheidszorg drie jaar geleden gevraagd onze studenten voor te bereiden op de beginselen van Lean Six Sigma.’ Dat heeft geleid tot het project Lean Six Sigma for Healthcare, waarin het ROC van Twente samenwerkt met onder meer de Universiteit Twente, Symbol Business Improvement Enschede, de universiteit van Limerick en de WGV. Ben heeft er een lesmodule voor ontwikkeld die studenten vertrouwd maakt met de toepassing van ‘lean’ in de zorg.

‘Noem het een vorm van bewustwording. Je gaat anders kijken naar je werkprocessen om vast te stellen waar je snel en gemakkelijk verbeteringen kunt realiseren. Denk aan een ziekenhuis, waar alle materiaal grijpklaar moet liggen. Als je dat op alle afdelingen op dezelfde wijze inricht, wordt het werk aangenamer en overzichtelijker. Je krijgt er bovendien voldoening van want je hebt meer tijd voor je patiënten. De Twentse ziekenhuizen en thuiszorg zijn er mee bezig, de verpleeghuizen zijn geïnteresseerd.’

De module wordt vanaf volgend schooljaar als keuzedeel aangeboden. Opmerkelijk genoeg werkt Bens team nog niet met een Verbeterbord. ‘Maar we hebben al veel opgeruimd’, lacht hij, ‘ik denk dat wij het op korte termijn invoeren.’

In één keer

De teams van Jorie Brinker (docent team Assisterenden Gezondheidszorg – opleiding doktersassistente) en Viola Brummelhuis (docent omgangskunde, opleiding verzorgende-ig, Almelo) zijn al gewend aan het Verbeterbord. ‘We hebben het leren kennen door MBObeter’, vertelt Viola. ‘We merkten dat we veel kunnen verbeteren door snellere en effectievere onderlinge communicatie. Aan het bord is iedereen in één keer op de hoogte van alle gesignaleerde knelpunten. Jorie Brinker deelt die ervaring. ‘Je benoemt problemen eerder, zoekt samen oplossingen en bewaakt de voortgang. Daarmee kun je studenten sneller en beter helpen.’

Ze heeft vorig jaar de training Green Belt van Lean Six Sigma gevolgd. Het gehele team volgt in oktober de training Yellow Belt. ‘Het spreekt me aan, het is een filosofie, een manier van werken.’ Ze heeft die bij wijze van pilot verwerkt in een e-learningtraject voor twee klassen van de opleiding Doktersassistente. Tijdens de stage hebben de studenten bijvoorbeeld op de ‘5S’ moeten letten. De afkorting duidt op vijf begrippen die de werkplek overzichtelijk maken: sorteren, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden. ‘Daar zijn leuke dingen uit voortgekomen. Studenten hebben soms zelf verbeterpunten aangedragen, verschillende huisartsen stellen ons nu vragen. Dus het draagt verder.’

MST

Jan Wijnand Hoek, programmaleider 3S in het MST (en auteur van het boek Kennismaken met Lean) heeft met zijn naaste collega’s in de afgelopen drie jaar ongeveer 1500 van de 4000 medewerkers getraind. ‘Wij spreken van het ‘Samen Slimmer Systeem’, omdat we ons vooral op ‘lean’ toeleggen’, vertelt hij. De training richt zich op houding, gedrag en het zetten van kleine en concrete stappen. ’Artsen en verpleegkundigen zijn nu minder tijd kwijt aan bureaucratie en tijdrovende handelingen. Ze kunnen beter inspelen op de behoeften en verwachtingen van de patiënt.’
Dat heeft nog een ander effect. ‘Ze krijgen meer regie over eigen processen en voelen daardoor zelf verantwoordelijkheid. Er ontstaat een heel andere interactie met de patiënt. Want de tijd die je wint besteed je aan patiëntenzorg. Dat spreekt aan, dat is de passie van de zorgprofessional.’

Hij noemt een concreet voorbeeld. Op de scopie-afdeling gingen verpleegkundigen tijdens een onderzoek drie keer naar een andere kamer om iets op te halen. ‘Dat duurde per keer dertig seconden. Dat lijkt niet veel maar voor de patiënt is het vervelend. Nu staat er elke dag een doordacht ingericht wagentje met alle benodigdheden. Bedenk wat dat voor de patiënt betekent. Dat is ‘lean’: maak het klein en houd het praktisch.’

Hele organisatie

Inmiddels is het systeem uitgerold in steeds meer onderdelen van het MST. Elke maandagochtend staan Raad van Bestuur en management bij het Verbeterbord. De managers staan later met hun teamleiders bij het Verbeterbord van de afdeling. Daarna volgen de teamleiders met hun team dezelfde procedure. Hoek: ‘Zo ontstaat tweerichtingsverkeer. Mensen nemen verantwoordelijkheid en krijgen recht op succes.’

En er is nog iets. Alle medewerkers krijgen besef van de noodzaak van voortdurende verbetering. Natuurlijk verdwijnen er items van de Verbeterborden, maar er komen altijd nieuwe bij. ‘Organisaties die al lang met lean bezig zijn, zullen je vertellen dat ze ‘op de helft’ zijn. Want iedere keer zie je nieuwe verbeterpunten. ‘Lean’ is nooit af, verbetering is een voortgaand proces.’

Hoek is blij met de aandacht voor ‘lean’ in het onderwijs. ‘We zijn er hier nog volop mee bezig, het gaat ook om de olievlekwerking. Dan ondersteunt het ons als de studenten van nu tijdens de opleiding al met ‘lean’ bekend en vertrouwd raken.’

Parallellen

Terug naar Bert Imminga. In zijn ‘dubbelrol’ als kwaliteitsmedewerker en (ex-)patiënt treffen hem de parallellen. ‘In het MST werkt ‘lean’ door in het welbevinden van de patiënt. Ik weet hoe goed je dat doet. Wij kunnen door ‘lean’ onze studenten beter bedienen. Door zelf te doen. En dat willen we, dat is ónze passie. Als een team hiermee aan de slag wil, na overleg met teammanager en directeur, adviseer ik graag over de mogelijkheden.’

Bert Imminga is kwaliteitsmedewerker bij de dienst Onderwijs & Kwaliteitszorg (O&K) bij ROC van Twente.

banner-workshop-lean-onderwijs-295x550

Six Sigma
Menu