De 3 grootste uitdagingen bij het managen van een team op afstand
En hoe je er mee om kunt gaan
De corona-uitbraak kwam relatief snel en onverwacht. Organisaties hadden niet de tijd om zich voor te bereiden op de veranderende wereld en het werken op afstand. Sinds de uitbraak zien we organisaties razendsnel hun bedrijfsprocessen aanpassen en nieuwe technologie adopteren. Ze hebben zich aangepast aan de veranderende wereld. Het werken op afstand blijft voor veel managers uitdagend, want een remote manager is anders dan een traditioneel manager.
En na het bijna volledig op afstand werken, komt daar nu het hybride werken bij; werken op kantoor wordt gecombineerd met werken op afstand. Dit stelt managers en leidinggevenden voor een hele set aan nieuwe uitdagingen. In dit artikel behandelen we de 3 grootste uitdagingen en laten we zien hoe je er mee om kunt gaan.
#1 Normen, waarden en een heartbeat
Werken op afstand geeft medewerkers enorme flexibiliteit. Ze zijn namelijk continu op hun ‘werkplek’ en kunnen het werk en de privézaken dus met elkaar verweven. En doen dat ook waar nodig. Voor managers en leidinggevende is dit lastig, ze weten niet meer precies wanneer de teamleden aan het werk zijn en wanneer niet.
Om teams succesvol te laten zijn – zowel op kantoor als virtueel – is het belangrijk dat zij gedeelde waarden hebben en in een vaste ritmiek werken. Aan leidinggevende de uitdagingen om het team te begeleiden naar deze gedeelde waarden. En het faciliteren van de vaste ritmiek.
Oplossing voor remote managers
Uit onderzoek blijkt dat minder dan de helft van de medewerkers weet wat er exact van ze verwacht wordt op het werk. In een kantooromgeving kan een leidinggevende dit nog ‘managen’, maar dat is lastig in een remote omgeving. Zorg er daarom – als manager – voor dat je met jouw team de verwachtingen van elkaar helder hebt. De beste manier hiervoor is om de gezamenlijke doelen helder te hebben en hier samen met het team stapsgewijs naartoe te werken. Zorg dat het team genoeg ruimte krijgt om eigenaarschap te nemen op het eigen werk en de doelstellingen.
Maak ook samen met het team expliciet wat de normen en waarden van de samenwerking zijn. Hoe gaan jullie om met deadlines? Met afspraken? En met feedback? Neem de tijd om hier met elkaar over te praten en een manier van werken te vinden die voor ieder teamlid werkt.
Als laatste is het essentieel om te werken in een vast ritme, een heartbeat noemen we dat. Stel met het team vaste momenten vast waarop jullie bij elkaar komen (al dan niet virtueel) om de voortgang te bespreken. Hiervoor zijn voldoende hulpmiddelen voorhanden; denk bijvoorbeeld aan een gestructureerde dagstart of de structuur die geboden wordt door het Scrum framework.
#2 Sociale interactie en sociale eenzaamheid
De maatregelen om de corona-uitbraak tegen te gaan hebben ons allemaal veel geleerd. Maar één van de belangrijkste lessen is misschien wel het belang van sociale contacten en interactie. Voor veel mensen was de kantooromgeving een sociale uitlaatklep, al werd dat niet altijd gerealiseerd. Het werken op afstand maakte dit opeens duidelijk. Medewerkers voelen zich afgesloten van sociale contacten met collega’s en kunnen zelfs symptomen van sociale eenzaamheid gaan vertonen.
De sociale interactie binnen een team is een belangrijk onderdeel van de teamdynamiek. Door sociale contacten af te wisselen met zakelijke contacten ontstaat er een werkomgeving waarin teamleden zich veiliger, gewaardeerd en betrokken voelen. Het werken op afstand bemoeilijkt het sociale contact met als gevolg dat de betrokkenheid van medewerkers afneemt, mits dit niet geadresseerd wordt.
Oplossing voor remote managers
Als remote manager heb je hier een belangrijke rol in. Stimuleer het sociale contact binnen team, bijvoorbeeld door hier tijd voor in te ruimen. Als manager of leidinggevende moet je op zoek naar een alternatief voor de praatjes bij het koffiezetapparaat en de lunch. Dat kan bijvoorbeeld door virtuele borrels te organiseren. Maar geef ook de ruimte tijdens de reguliere meetings.
We zien dat veel virtuele meetings te rigide worden uitgevoerd. Geen intro, direct naar inhoud, agendapunten afhameren en door. Maar juist in die ‘reguliere’ meetings kun je het alternatief bieden voor de sociale contacten. Creëer ruimte voor smalltalk en laat een meeting soms een beetje ontsporen. Wat luchtigheid kan op de langere termijn zorgen voor effectievere teams, ook al kost het op de korte termijn wat meer tijd.
Als laatste is het voor managers belangrijk dat ze de tijd nemen om oprechte interacties aan te gaan met de medewerkers. Bel ze niet alleen als je ze voor werk nodig hebt. Maar pak ook eens de telefoon om ze te vragen hoe het met ze gaat, wat ze bezighoudt en hoe ze in hun vel zitten. Zorg dat ze het gevoel krijgen echt onderdeel van het team te zijn en niet slechts een robot op afstand.
#3 Informatie
Werken op afstand kan niet alleen zorgen voor een sociaal isolement, het kan ook net zo goed zorgen voor een tekort aan informatie. In een kantooromgeving krijgt een medewerker een schat aan informatie. Van collega’s, zijn of haar manager en managers van andere afdelingen. Dat gebeurt vaak terloops, in de wandelgangen. Deze informatie komt dus niet tot de medewerker wanneer hij/zij op afstand werkt.
Hoewel de informatie die ze nu missen vaak officieus is; ze hebben dan van horen zeggen, heeft het enorme impact op de medewerkers. Denk bijvoorbeeld eens in hoe fijn het is voor een support medewerker om van zijn salescollega’s te horen dat het zo druk is. Drukke salescollega’s betekent namelijk veel omzet en een gezonde financiële positie van de organisatie.
Oplossing voor remote managers
Het antwoord op deze uitdaging is relatief voor de hand liggend: communiceer vaak en veel. Maar de les voor een leidinggevende en remote manager is de bewustwording van het informatietekort bij teamleden. Niet alles is meer logisch voor hen, ze hebben namelijk opeens een blinde vlek die ze voorheen niet hadden. En een tekort aan informatie zorgt behalve voor verwarring ook voor een verlaagde betrokkenheid bij de medewerkers.
Het is misschien een open deur, maar zorg bij het delen van informatie voor voldoende tweezijdige communicatie. Geef teamleden de ruimte en de veiligheid om vragen te stellen. En zorg als manager dat je zo transparant mogelijk bent. Uit onderzoek uit 2013 is al gebleken dat transparantie bij leiders en leidinggevenden de belangrijkste factor voor tevreden medewerkers is.
Specifieke vaardigheden
Na ruim een jaar waarin thuiswerken de standaard is, hebben we met zijn allen veel geleerd. De lessen hierboven zijn slechts het topje van de ijsberg. Tijdens het leerproces hebben we ook geleerd dat leidinggeven en leidinggeven op afstand 2 volledig verschillende dingen zijn. Leidinggeven op afstand vraagt om een specifieke set aan vaardigheden waar niet iedereen over beschikt.
Waar het de ene leidinggevende beter lukt om als remote manager te fungeren dan de ander, is de rode draad dat de vaardigheden om effectief leiding te geven op afstand prima aan te leren zijn. Als we maar de tijd nemen om te reflecteren op de eigen prestaties en de investeringen doen om de nodige vaardigheden te ontwikkelen.
Dat deze investering zal renderen, blijkt wel uit onderzoek van Gartner onder HR professionals. Uit het onderzoek blijkt dat 90% van de ondervraagden anticipeert op een wereld waarin medewerkers een combinatie maken tussen thuiswerken en werken op kantoor. Oftewel hybride werken. De rol van remote manager zal dus voorlopig blijven bestaan.
Verder aan de slag met leidinggeven op afstand?
Speciaal voor managers en leidinggevenden die hun vaardigheden op het gebied van leidinggeven op afstand willen versterken hebben we een tweedaagse opleiding ontwikkeld.
In deze opleidingen helpen we ze om hun leiderschapsstijl verder vorm te geven en actief te werken aan de begeleiding en ontwikkeling van hun team. Wil je meer weten over deze opleiding? Lees dan snel verder.
Bekijk de opleiding