Snel een proces verbeteren?
Process Health Check: de eerste hulp bij optimalisatie
U weet dat uw processen niet zo lopen als ze zouden kunnen, of u vermoedt het. U krijgt reacties van uw klanten dat het allemaal wel wat sneller en goedkoper kan. Of wil het management dat u kosten bespaart? Allemaal goede redenen om uw processen eens onder de loep te nemen, maar waar begint u?

Een proces in het kort
Producten of diensten die u levert zijn het resultaat van uw organisatie. Het resultaat van een reeks aan activiteiten die in een bepaalde volgorde hebben bijgedragen aan de totstandkoming van dat resultaat. Deze reeks handelingen vormen samen een proces. Of dit proces nu zo is bedacht of in loop van tijd zo gegroeid, het levert het resultaat op dat de klant wil hebben. Althans, dat hoopt u. De klant is diegene die al dan niet gebruik maakt van uw procesresultaat. Stel uzelf dus de vraag of u werkelijk levert wat de klant gevraagd heeft. Zijn bepaalde activiteiten eigenlijk wel strikt noodzakelijk? Kost het proces niet te veel tijd en levert het eigenlijk wel de juiste kwaliteit op? Worden er fouten gemaakt in het proces?Signalen tot verbetering
Je gaat een proces pas verbeteren als je het signaal krijgt dat het niet meer aan de eisen voldoet. Bijvoorbeeld de eis van klant tot snellere levering, of eisen vanuit het management tot kostenreductie. Naast signalen uit de markt en het management is er nog een derde indicator die aangeeft of een proces nu wel of niet aan verandering toe is: signalen van de werkvloer. Als er veel fouten worden gemaakt, of u zelfs een afdeling hebt ingericht die zich volledig richt op herstelwerkzaamheden. Als voorraden zich ophopen of uw bedrijf stil ligt zonder voorraad. Als machines stilstaan of medewerkers zijn meer bezig zijn met andere zaken dan met uitvoering. Als er veel discussies plaatsvinden of men juist niet met elkaar praat. Op de werkvloer krijgt u de beste indicatie dat een proces niet soepel loopt.De focus bij verbeteringen
In de praktijk hebben alle processen verbeterpotentieel. Vaak stranden goedbedoelde optimalisatietrajecten al in de voorbereidende fase, omdat er teveel problemen en processen tegelijk worden besproken en deze ook door elkaar gehaald worden. Afkaderen is dan ook essentieel. De ontvangen signalen en doelstellingen bepalen welke processen u gaat adresseren. Signalen vanuit de werkvloer kunnen direct aan een proces worden gekoppeld. Eisen van klant of organisatie omvatten meerdere processen. Gebruik dan de 80/20 regel of loop rond in de organisatie en zoek de signalen van de werkvloer. Focus altijd op één proces per keer. Uw werkkader loopt van het begin van het proces tot waar het eindigt.De wereld van workshops

De process health check
De Health Check is een workshopserie van twee tot drie workshops waarin het proces, de knelpunten en verspillingen volgens de kennisdragers en belanghebbenden van dat proces wordt weergegeven. De uitkomst van de serie workshops is een roadmap van actiepunten en oplossingen, gebaseerd op de gedachten van de medewerkers en ondersteund met cijfers. Het proces wordt weergegeven op grote borden of vellen papier. Deze manier van werken zorgt voor overzicht van het geheel en ruimte om alles met betrekking tot het proces goed weer te geven. Van begin tot einde worden alle activiteiten die plaatsvinden weergegeven met post-it’s. Wijzigingen en toevoegingen kunnen eenvoudig worden aangebracht. Tevens worden voorbeelden van documenten en de gebruikte input en output van de activiteiten erbij geplakt. Gespreksonderwerpen en discussies krijgen een visueel en daarmee een concreet en constructief karakter. De ruimte is in zijn geheel een communicatiemiddel geworden.Van inzicht naar knelpunt

Van knelpunt naar verbeterplan
Nu de inspanningen een goed en gedetailleerd beeld geven van het proces en de mogelijkheden tot verbetering, volgt de laatste stap. Het bedenken en filteren van de gewenste oplossingen om problemen structureel aan te pakken. Van belang hierbij is dat de oplossing daadwerkelijk het kernprobleem aanpakt en niet een symptoom bestrijdt. De oplossingen worden gefilterd aan de hand van haalbaarheid en benodigde investeringen. Uit deze shortlist van oplossingen formuleert u uw verbeterplan. Simpele en kleine oplossingen kunnen onder begeleiding van een Green– of Black belt* direct worden uitgevoerd door de medewerkers zelf. Voor complexe of langdurige oplossingen zoals automatisering wordt een werkgroep gestart (DMAIC**).Uw partner, de facilitator
De reden dat een Process Health Check zo geschikt is voor een optimalisatietraject zit hem in de schijnbaar simpele opzet, de werkvorm en de begeleiding. Samen met een facilitator adresseert u één enkel proces tegelijk, wordt vanaf minuut één draagvlak voor verandering gecreëerd en wordt in een relatief kort tijdsbestek een helder en gedragen veranderplan opgeleverd.