Value Stream Mapping

Met Value Stream Mapping creëren medewerkers gezamenlijk een samenhangend beeld van hun organisatie. Zo’n tekening helpt de gedachten te ordenen. Zo gebruiken mensen tekeningen al sinds de prehistorie.

VSM

Visualisatietechnieken zijn eeuwenoud

Al tienduizenden jaren hebben mensen de behoefte om gebeurtenissen vast te leggen en te delen. Mensen tekenen situaties en delen zo met anderen hun kijk op de werkelijkheid. De getekende informatie biedt de mogelijkheid om beelden over te dragen aan volgende generaties. Een mooi voorbeeld van deze manier van informatieoverdracht vinden we terug in de grottekeningen, waarvan de oudste voor zover bekend in Indonesië zijn teruggevonden en circa 40.000 jaar terug gaan.

Mensen onthouden beter wanneer informatie wordt gedeeld met behulp van beelden in plaats van mondelinge overdracht of uitgebreide teksten. Omdat onze hersenen visueel zijn ingesteld, zijn we beter in staat dingen te onthouden wanneer informatie in deze vorm wordt aangeboden.

Door informatie visueel vast te leggen kan deze meerdere malen worden gebruikt en eenduidig worden doorgegeven. Ook het bedrijfsleven kent de kracht van beelden. Organisaties zijn voortdurend in beweging; bedrijfsprocessen veranderen. Om die verandering zichtbaar te maken, te beheersen en te verbeteren is het tekenen van processen een nuttig instrument. De beeldende methodiek die de Lean-filosofie gebruikt om bedrijfsprocessen vast te leggen, te analyseren en te verbeteren heet Value Stream Mapping (VSM).

Van grottekening naar Value Stream Mapping

Een Value Stream Map (VSM) of analyse van de waardestroom brengt stap voor stap in kaart wat een bedrijf doet om een product af te leveren bij de klant. Van elke stap wordt opgeschreven welk materiaal en welke informatie daarvoor nodig zijn. Het werken met materiaal- en informatiestromen binnen VSM wekt misschien de indruk dat de methodiek minder geschikt is voor dienstverlenende sectoren, maar dat is niet terecht. Door bijvoorbeeld dossiers, polissen, aanvragen of calls te benoemen als materiaal, of liever sleutelcomponent, is de VSM-methode breed toepasbaar.

Value Stream Mapping leent zich bij uitstek om met collega’s een gezamenlijk beeld te ontwikkelen van de huidige situatie: het bedrijfsproces zoals dat nu in elkaar steekt. Het tekenen van alle stappen in het proces, liefst in samenwerking met betrokken werknemers, is een mooi uitgangspunt voor analyse en verbetering. In de methode eisen de factoren tijd, hoeveelheid en capaciteit een dominante plaats op. VSM is dan ook gericht op het zichtbaar maken en aanpakken van verspillingen die een belemmering vormen voor doorloop- en levertijd, servicegraad van de organisatie (on time in full), productiviteit (aantallen per tijdseenheid) en efficiency (aanwending van middelen).

VSMFasenDe VSM-methodiek bestaat uit drie fasen: het vaststellen van de huidige situatie (current state), het bepalen van de gewenste situatie (future state) en het bepalen van een ideale situatie (ideal state). Bij de uitwerking volgen werkgroepen vaste procedures en wordt gebruik gemaakt van standaard symbolen.

Een werkgroep bestaat uit kennisdragers: mensen binnen de organisatie die bijdragen aan de diverse stappen in een proces. De kennis van deze mensen wordt weergegeven met behulp van zogeheten VSM-symbolen en –notaties.

De VSM verbindt de processtappen die sleutelcomponenten doorlopen. Een processtap wordt gedefinieerd als één activiteit of meerdere activiteiten waartussen geen accumulatie van voorraad plaatsvindt. Er kan dus alleen voor of na de processtap een voorraad aan sleutelcomponenten ontstaan. Om een processtap te starten of te stoppen worden informatiesignalen gebruikt.

VSM Current State – “Betaling van levensverzekering”

CurrentState

VSM Future State – “Factureren”

FutureState

De herkomst en bestemming van de processtap en informatie-retourstromen worden ingetekend. In het VSM-diagram staan ook ‘feitelijke’ bedrijfsgegevens (data) over tijden, hoeveelheid werk en onderhanden werk, betrokken personen en afdelingen. Meestal komen werkgroepen tot de conclusie dat het tekenen van het huidige proces inzicht verschaft in de complexiteit ervan en dat er mogelijkheden bestaan voor verbetering.

In plaats van grottekeningen gebruikt deze moderne manier van informatiedeling brown-paper: papier waarop de processtappen met gele memoblaadjes worden gemarkeerd. Daarnaast zijn softwareapplicaties beschikbaar die het tekenen, simuleren en delen van diagrammen mogelijk maken.

Samengevat is de kracht van VSM:

  • De laagdrempeligheid: de visuele weergave helpt om informatie te delen en beter te onthouden.
  • Het groepsproces leidt tot een eenduidig, gezamenlijk beeld van de situatie en zorgt daardoor voor draagvlak.
  • De methodiek gebruikt procesgegevens (feiten) om knelpunten in kaart te brengen.
  • Het elimineert verspillingen en processtappen die geen waarde toevoegen.
  • Het verkort doorlooptijden, verbetert productiviteit en verlaagt het kostenniveau.

Value Stream Mapping past goed in de verbeterfilosofie van Lean en Lean Six Sigma. Daarom heeft UNC Plus Delta op dit gebied verschillende specialisten in huis. Wilt u eens met hen sparren hierover? Bel ze dan op 020-3453015.

Wilt u Value Stream Mapping leren toepassen in de praktijk? Bekijk dan het programma van de green-belt-in-lean-opleiding. In deze opleiding gaan we in op deze methodiek en gaan we er in de praktijk mee aan de slag.

Meer leren over VSM?


VSM Training

Tijdens deze training zult u in een aantal workshops een uitgebreide waardeketen bouwen voor uw proces. U zult zien en ervaren hoe deze techniek gebruikt kan worden om verspillingen, bottlenecks en “verborgen fabrieken” in kaart te brengen en deze op te lossen.

Lees hier alles over deze training.

Six Sigma
Menu