Hoe laat je kwaliteit landen binnen de organisatie?

Het komt voor dat er eenmaal een beslissing is genomen om een kwaliteit-verbeterprogramma binnen de organisatie te laten landen. Adviesbureaus hebben daarbij elk eigen curricula ontwikkeld met hun eigen stappenplannen tot aan zeer complexe handleidingen, grafieken of software. Het kwaliteitsprogramma daarbij kan worden gelabeld als Six Sigma, Total Quality Management, kwaliteitsverbetering of gewoon het kwaliteitsplan. Los van de methodologie die gekozen is of hoe deze genoemd wordt, volgen in dit artikel 3 belangrijke stappen om een van boven af (topdown) implementatie door te voeren, voordat men overgaat tot het opstarten van een programma of het inkopen van kennis middels een adviseur.

Landing

1. Betrokkenheid zeker stellen van het management

Kwaliteit wordt geleid vanaf bovenaf, echter geïmplementeerd van onderaf. Uw management- of leiderschapsteam zal niet genoeg profijt ondervinden als niet iedereen machtiging heeft over de kennis en vaardigheden die nodig zijn om actie te ondernemen en om hun eigen verantwoordelijke gebieden te kunnen verbeteren. Leiderschap vanaf de top van de organisatie is noodzakelijk, om de kwaliteit binnen de organisatie te kunnen definiëren, priotiseren en te kunnen vaststellen.

Als uw CEO of directeur nog niet betrokken is omtrent kwaliteit, dan is uw eerste stap om te onderwijzen, begrip te ontwikkelen en om actieve steun te genereren. Dit is werkelijk geen makkelijke taak. Het betreft dat u een allesomvattende begrip ontwikkeld over de concepten van kwaliteit en uw overtuigende vaardigheden volledig inzet.

Één manier om aandacht op te eisen en een moment stil te staan bij een kwaliteit programma is om vele problemen en de dagelijkse “brandjes” die geblust moeten worden uit de organisatie uit te lichten. Kijkt u met name naar herhalende klanten defecten en klachten, bereken financiële besparingen bij het reduceren van defecten en probeer om medewerkerontevredenheid te kwantificeren binnen een huidig proces. Een projectschema kan helpen om uw gedachten te organiseren, naar gelang u data verzameld.

2. Onderzoek de eigen organisatie en organisatiecultuur

Als de eerste en voorafgaande stap is behandeld, dan is het management in ieder geval zicht bewust dat zonder kwaliteit, de organisatie niet succesvol zal zijn. Zij begrijpen dat er klantgerichte methodologie bestaat om problemen op te lossen en hebben toegestemd om bepaalde middelen opzij te zetten om kwaliteit in de cultuur van de organisatie in te bedden.

De eerstvolgende stap is om uit te zoeken hoe het beste kwaliteit in de organisatie geïmplementeerd kan worden. Elke organisatie heeft een eigen specifieke cultuur en manier van handelen. De cultuur van een organisatie is het resultaat van de normen en waarden bij medewerkers. Als het land van vestiging een rijke historie heeft, dan zal het zeer uitdagend zijn om veranderingen door te voeren als medewerkers niet gewend zijn aan verandering. De focus op de samenhang tussen de cultuur en kwaliteit en het vaststellen op welk manier kwaliteit geïmplementeerd dient te worden in je eigen organisatie. Het eindresultaat zou een focus moeten zijn om aanbevelingen, specifieke vervolgstappen en langtermijn plannen voor implementatie.

3. Ontwikkel een missie

U heeft nu steun verkregen van het management team en bent tot een overeenkomst gekomen over de manier waarop het beste kwaliteit geïmplementeerd kan worden binnen de organisatie en cultuur. De definitieve volgende stap alvorens implementatie is het ontwikkelen van een missie voor kwaliteit. De formulering van de missie bepaalt de richting en prioriteit voor ontwikkeling en implementatie van het kwaliteitsplan. Het is helder wat de aard is van betrokkenheid met de organisatie tot kwaliteit en zou dan verbonden moeten zijn tot de organisatie operaties door programma’s, projecten, acties en beloningen/erkenning.

Alleen door een helder, sterk en vasthoudende acties door middel van leiderschap (door top en midden management), is het mogelijk om medewerkers te overtuigen. Met name diegene die twijfelen en behoefte hebben aan een extra zekerheid. Acties tot implementatie moeten direct de betrokkenheid van de CEO of directeur bevatten, om te laten zien wat de huidige verwachtingen zijn van een cultuur.

Six Sigma
Menu