Houd koers met de X-matrix

Vierkant kompas wijst bedrijven de weg

Om koers te houden is een kompas onmisbaar. Zo werkt het op zee en voor organisaties is het niet anders. Het kompas dat bedrijven op koers houdt heet een X-matrix. Het is een vierkant, met schuine lijnen verdeeld in vier vakken: noord, oost, zuid en west. Je tekent deze figuur op een muur of in een spreadsheet en vult hem in, samen met mensen uit verschillende lagen van jouw organisatie.

x-matrix

X-Matrix, Policy Deployment of Hoshin Kanri

De X-matrix is een beproefd gereedschap om bedrijfsdoelen op de lange- middellange- en korte- termijn met elkaar te verenigen. Policy deployment heet dat in vaktermen; Hoshin Kanri als je de voorkeur geeft aan Japans.

Wat betekenen de windrichtingen in dit kompas?

De windrichtingen van de X-matrix staan voor doelen (doorbraken) die een organisatie zich stelt op de lange-termijn (in het zuidelijke vak), jaarlijks (in het westen), operationeel (in het noorden) en in termen van meetbare indicatoren, de zogeheten key performance indicators (in het oosten). In de tussenliggende vakken (noordoost, noordwest, zuidwest en zuidoost) brengt je de verschillende termijndoelstellingen met elkaar in verband. Het invullen van de X-matrix begint in het zuidelijk kwadrant. Hier komen de doelstellingen die jouw organisatie wil bereiken in een tijdspanne van drie tot vijf jaar.

Invullen van de X-matrix

Je stelt deze lijst van zogeheten doorbraken op in overleg met collega’s uit het management team. Voorzichtigheid werkt in dit stadium contraproductief. Denk groots en meeslepend: wat is de impact die je met jouw organisatie wilt hebben op de lange termijn.Klaar? Dan schuif je een kwadrant op, met de klok mee, voor de eerste praktische uitwerking. Je belandt in het westen. In dit kwadrant breek je de doorbraken op in jaardoelen. Wat moet de organisatie komend jaar doen om vooruitgang te boeken in de richting van één van de grote doorbraken in het zuidelijk kwadrant.

Bij deze stap komen vragen aan de orde als: Zijn de jaardoelen haalbaar? Zijn ze ambitieus genoeg? In het ‘zuidwesten’ van het kompas is ruimte om doorbraken en jaardoelen met elkaar in verband te brengen. Je kunt dat doen met cijfers of met gekleurde stippen. Met deze tussenstap bouw je een visueel controlemechanisme in. Als er in een brainstorm jaardoelen zijn opgedoken die niet passen bij een strategische doelstelling, dan zie je dat in één oogopslag. Nu is het noordelijk kwadrant aan de beurt. Hierin benoem je de processen en acties die moeten leiden tot het behalen van de jaardoelen: wat moet er gebeuren, wie gaat dat doen (verantwoordelijkheid) en hoe ver ben je al op streek.

xmatrix

Wat hebt je aan een X-matrix?

De verbanden tussen jaardoelen en processen visualiseer je in het noordwesten, wederom met cijfers of stippen. Tenslotte plaats je de key performance indicators (kpi’s) in het oosten. In het noordoosten visualiseer je wederom de verbanden met het vorige kwadrant. De X-matrix is voltooid. Dit proces garandeert dat alle werknemers binnen jouw organisatie de doelen, processen en gestelde kpi’s begrijpen, op voorwaarde dat je bij elke stap de juiste mensen betrekt. Zo brengt de X-matrix Lean leiderschap in praktijk. De doorbraken wijzen jouw organisatie ‘het ware noorden’ op het bedrijfskompas. Iedereen begrijpt welk steentje hij bijdraagt aan het grote geheel. Dat resulteert in gemotiveerde medewerkers en een organisatie met impact.